Cztery podstawowe sprawozdania finansowe to rachunek zysków i strat, sprawozdanie z zysków zatrzymanych, bilans oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych. Ze względu na złożoność rachunku przepływów pieniężnych, możesz znaleźć informacje na temat tego sprawozdania w oddzielnym poście. Naszym celem jest zapoznanie się z podstawowymi informacjami na temat tego, co znajduje się w każdym z oświadczeń i jaki jest cel każdego z nich.
Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić przy rozpoczynaniu każdego oświadczenia, jest nagłówek. Nagłówek mówi czytelnikowi, na co patrzy. Nagłówek dla wszystkich oświadczeń jest następujący:
Nazwa firmy
Nazwa oświadczenia
Data
Data może być nieco skomplikowana, ale omówimy to w kontekście każdego z oświadczeń.
Musisz przygotować sprawozdania finansowe w określonej kolejności:
- Rachunek zysków i strat
- Statement of Retained Earnings
- Balance Sheet
- Cash Flow
Powodem tego jest fakt, że będziesz potrzebował informacji z poprzedniego sprawozdania, aby uzupełnić następne. Zobaczysz przepływ informacji, gdy będziemy uzupełniać przykład. Ważne jest, aby pamiętać, że każdy numer z bilansu próbnego może być użyty tylko jeden raz. Raz użyta liczba nie będzie używana ponownie. Zauważ, że nie napisałem, że jeśli raz użyjesz jakiegoś konta, to już go nie użyjesz. Jest jedno konto, które będzie użyte na dwóch różnych zestawieniach. Czy zgadniesz, które to konto?
Rachunek zysków i strat
Po nazwie powinieneś być w stanie stwierdzić, że ten rachunek ma coś wspólnego z dochodem. Dochód sprawia, że myślę o przychodach, ale podczas pracy z firmami, większość z nas myśli o dochodach w kategoriach zysku. Przychody są miłe, ale pod koniec dnia, ci z nas, którzy są właścicielami małych firm, nie dostają się do domu naszych dochodów, ponieważ musimy płacić wydatki. Inną nazwą dla rachunku zysków i strat jest rachunek zysków i strat. Podstawowy format dla rachunku zysków i strat jest przychody – wydatki = dochód netto.
Zestawienie dochodów jest jak film, który mówi nam wszystko, co wydarzyło się w biznesie na rok. Obejmuje on wszystkie wygenerowane przychody i wszystkie poniesione wydatki. Możemy stwierdzić, czy firma pożyczyła pieniądze w dowolnym momencie w roku, patrząc na koszty odsetek. Możemy dowiedzieć się, czy firma jest właścicielem czy wynajmuje powierzchnię, którą zajmuje, sprawdzając wydatki na czynsz. Czy firma zatrudnia pracowników? Należy sprawdzić koszty wynagrodzeń. Rachunek zysków i strat obejmuje cały okres, niezależnie od tego, czy jest to miesiąc, kwartał czy rok. Dlatego przy wypełnianiu rachunku zysków i strat w nagłówku należy wpisać datę Za (miesiąc/kwartał/rok) zakończony (data). W przypadku sprawozdań finansowych generowanych za okres roczny, który kończy się 31 grudnia 2013 r., data na rachunku zysków i strat powinna brzmieć Za rok zakończony 31 grudnia 2013 r.
Skąd weźmiemy informacje do rachunku zysków i strat? Z bilansu próbnego! Lubię myśleć o bilansie próbnym jako o elementarzu do sporządzania sprawozdań finansowych. Oto bilans próbny użyty w poście omawiającym je.
Bilans próbny jest zorganizowany tak, aby pomóc nam w przygotowaniu sprawozdań finansowych. Zauważ, że przychody i koszty są wyszczególnione razem, aby ułatwić przygotowanie rachunku zysków i strat.
Zauważ, że w naszym zestawieniu przychody są wyszczególnione na górze. Gdyby istniało wiele kont przychodów, wymienilibyśmy je wszystkie, a następnie uzyskali całkowity przychód, tak jak zrobiliśmy to w przypadku kosztów. Następnie użyliśmy naszego wzoru, przychody – koszty = dochód netto, aby zakończyć oświadczenie.
Pamiętaj, że jest to podstawowe oświadczenie o dochodach. Istnieją bardziej skomplikowane formaty dla rachunku zysków i strat, ale jest to podstawa dla wszystkich rachunków zysków i strat.
Sprawozdanie z zysków zatrzymanych
Sprawozdanie z zysków zatrzymanych pomaga nam zaktualizować saldo na koncie zysków zatrzymanych. Zauważysz, że w tym procesie nie dokonaliśmy ani jednego wpisu do rachunku zysków zatrzymanych. Zyski zatrzymane wykorzystamy w zapisach, gdy będziemy omawiać zapisy zamykające. Ponieważ nie dokonaliśmy żadnych zapisów na koncie zysków zatrzymanych, obecne saldo na tym koncie jest saldem z zeszłego roku. Nie zostało ono jeszcze zaktualizowane w celu odzwierciedlenia zmian na ten rok. Zestawienie zysków zatrzymanych jest pierwszym krokiem do aktualizacji tego salda.
Zyski zatrzymane to kwota zysków, które firma zatrzymała (zatrzymała) przez lata, w których firma prowadziła działalność. Każdego roku firma generuje zyski, zwane również dochodami netto. Niektóre z tych zysków mogą być wypłacane właścicielom w formie dywidend lub wypłat. Różnica między dochodem netto a wypłatami na rzecz właścicieli stanowi kwotę dodawaną do poprzedniego salda zysków zatrzymanych. Dlatego format sprawozdania z zysków zatrzymanych jest następujący:
Bilans początkowy, zyski zatrzymane (ze skorygowanego bilansu próbnego)
Plus: Dochód netto
Mniej: Dywidendy lub wypłaty
Equals: Ending Balance, Retained Earnings
Dochód netto jest pobierany z rachunku zysków i strat, a dywidendy lub wypłaty są pobierane z bilansu próbnego.
Zauważ, że na naszym bilansie próbnym pozycje, których potrzebujemy są zaznaczone na niebiesko. Spoglądamy na rachunek zysków i strat, który mówi nam, że nasz dochód netto wynosi 29 800 USD. Mamy wszystko, czego potrzebujemy, aby uzupełnić sprawozdanie.
Uwaga: Dla daty na sprawozdaniu z zysków zatrzymanych używamy „Za rok zakończony 31 grudnia 2013 r.”, ponieważ rachunek zysków i strat jest zaangażowany w to sprawozdanie. Sprawozdanie z zysków zatrzymanych obejmuje wszystkie zmiany w zyskach zatrzymanych w ciągu roku, podobnie jak rachunek zysków i strat.
Bilans
Jeśli spojrzysz na bilans próbny, zauważysz, że jedynymi kontami, których nie użyliśmy, są aktywa, zobowiązania i kapitał własny. Mam nadzieję, że to sprawi, że pomyślisz o równaniu księgowym, które mówi, że Aktywa = Pasywa + Kapitał własny. Wiemy, że to równanie zawsze musi się bilansować. Bilans jest zasadniczo odzwierciedleniem równania rachunkowego. Pokazujemy na oświadczenie, że aktywa rzeczywiście równają się pasywom i equity.
W przeciwieństwie do rachunku zysków i strat i oświadczenia o niepodzielonych zyskach, który mówi nam historię roku, bilans jest migawką sald na ostatni dzień roku. Jest on raczej jak zdjęcie niż jak film. Bilans nie pokazuje nam wszystkich wahań sald w ciągu roku. Nie pokazuje nam nawet wysokich i niskich sald w danym roku. Dosłownie pokazuje nam tylko saldo na ostatni dzień. Dlatego wpisując datę do rubryki, wpisujemy tylko ostatni dzień. Dla przykładu, którego używaliśmy, napisalibyśmy „31 grudnia 2013”. To wszystko. Nie ma tu „Za rok zakończony”, bo to nie jest za cały rok, tylko za 31 grudnia.
Na początku postu stwierdziłem, że każde zestawienie będzie wymagało czegoś z poprzedniego zestawienia. Czego potrzebujemy z zestawienia zysków zatrzymanych? Jakiego rodzaju kontem są zyski zatrzymane? Jest to konto kapitałowe, co oznacza, że musi trafić do bilansu. W pierwszej części pytałem, czy zgadniecie, które konto jest używane w wielu sprawozdaniach. Odpowiedź brzmi: zyski zatrzymane, które pojawiają się w sprawozdaniu z zysków zatrzymanych oraz w bilansie. Nie należy brać salda zysków zatrzymanych z bilansu próbnego. Użyj salda końcowego z zestawienia zysków zatrzymanych.
Oto nasz podstawowy bilans:
Zauważ, że równanie się bilansuje. Kwota w Zyskach zatrzymanych jest kwotą ze sprawozdania z zysków zatrzymanych, a nie z bilansu próbnego. Jest to podstawowy, niesklasyfikowany bilans. Istnieją bilanse, które pokazują aktywa bieżące i długoterminowe, zobowiązania bieżące i długoterminowe oraz oddzielną sekcję kapitału własnego. Bardziej złożone formy tych zestawień zostaną omówione w przyszłych postach.
Uwaga: Jeśli Twój bilans nie bilansuje się, oto kilka rzeczy do sprawdzenia:
- Czy w rachunku zysków i strat korzystasz tylko z przychodów i kosztów? Pamiętaj, że możesz narysować linię nad pierwszym rachunkiem zysków i strat i wszystko poniżej tej linii powinno znaleźć się w rachunku zysków i strat. Tylko pozycje poniżej tej linii powinny znaleźć się w rachunku zysków i strat.
- Czy odjąłeś dywidendy/dywidendy w zestawieniu zysków zatrzymanych?
- Czy użyłeś końcowego salda zysków zatrzymanych w bilansie?
Kilka innych szybkich wskazówek, o których warto pamiętać, przygotowując swoje zestawienia.
- Odroczone wydatki są aktywem, a nie kosztem. To idzie na bilansie!
- Zakumulowana amortyzacja jest contra aktywów, a nie pasywów. Odejmuje się ją od aktywów!
- Nieosiągnięte przychody to zobowiązanie, a nie przychód. To idzie na bilansie!
Użyj bilansu próbnego jako przewodnik. Wiedz, gdzie oddzielić konta i będzie znacznie mniej prawdopodobne, aby popełnić błąd.
Powiązane filmy:
Tworzenie sprawozdań finansowych
.
