Wypełnienie formularza I-9, Employment Eligibility Verification, wymaga zebrania danych osobowych o pracownikach. Pracodawcy powinni o tym pamiętać przy ustalaniu sposobu zachowania i przechowywania wypełnionego Formularza I-9 i wszelkiej związanej z nim dokumentacji, aby dane osobowe nie dostały się w niepowołane ręce. Należy przechowywać wypełniony Formularz I-9 i wszelką związaną z nim dokumentację, taką jak kopie dokumentów, w sposób odpowiadający potrzebom biznesowym i wymogowi udostępnienia Formularza I-9 do wglądu. Nie należy wysyłać Formularza I-9 do USCIS lub U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Jak przechowywać Formularz I-9:
- Na miejscu lub w punkcie przechowywania poza siedzibą firmy
- W jednym formacie lub kombinacji formatów, takich jak:
- papier
- mikrofilm lub mikrofisza
- elektroniczny
Oficerowie z Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego, pracownicy z Sekcji Praw Imigrantów i Pracowników (IER) w Departamencie Sprawiedliwości oraz pracownicy z Departamentu Pracy mogą poprosić o wgląd do tych formularzy.
Niezależnie od sposobu przechowywania formularzy I-9, należy być w stanie przedstawić je do wglądu urzędnikom państwowym w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym formularze zostały zażądane.
Formularz I-9 zawiera dane osobowe pracowników. Przy przechowywaniu tych formularzy (niezależnie od wybranego formatu), USCIS zaleca, aby pracodawcy zapewnili odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony informacji o pracownikach.
Przechowywanie oryginalnego papierowego Formularza I-9
Pracodawcy, którzy zdecydują się na przechowywanie papierowych kopii dokumentów przedstawianych przez pracowników, mogą je przechowywać razem z Formularzem I-9 pracownika lub z aktami pracowników. USCIS zaleca jednak, aby pracodawcy przechowywali Formularz I-9 oddzielnie od akt osobowych, aby ułatwić żądanie kontroli.
Przechowywanie Formularza I-9 na mikrofilmie lub mikrofiszy
Pracodawcy mogą przechowywać kopie oryginalnego, podpisanego Formularza I-9 na mikrofilmie lub mikrofiszy. Wybierz materiał filmowy, który zachowa obraz i pozwoli na dostęp do niego i wykorzystanie go przez cały okres przechowywania.
Mikrofilm lub mikrofisza musi:
- Wykazywać wysoki stopień czytelności i możliwości odczytu, gdy jest wyświetlany na czytniku (przeglądarce) lub odtworzony na papierze; oraz
- Zawierać szczegółowy indeks wszystkich danych, tak aby każdy konkretny rekord mógł być natychmiast dostępny.
Jeśli urzędnik powiadamia pracodawcę o inspekcji, pracodawca musi dostarczyć mikrofilm lub mikrofiszę i czytnik-drukarkę, która:
- Zapewnia funkcje bezpieczeństwa;
- Jest w czystym stanie, właściwie utrzymana i w dobrym stanie roboczym; i
- Jest w stanie wyświetlić i wydrukować pełną stronę informacji.
Odkąd pracodawcy zachowali Formularz I-9 na mikrofilmie lub mikrofiszy, mogą zniszczyć papierowe oryginały.
Przechowywanie Formularza I-9 elektronicznie
Pracodawcy mogą używać systemu papierowego, elektronicznego lub kombinacji systemu papierowego i elektronicznego do przechowywania Formularza I-9. Elektroniczny system przechowywania musi:
- Zawierać kontrole w celu zapewnienia integralności, dokładności i niezawodności systemu przechowywania generacji elektronicznej.
- Zawierać kontrole w celu wykrycia i zapobieżenia nieautoryzowanemu lub przypadkowemu stworzeniu, dodaniu, zmianie, usunięciu lub pogorszeniu jakości elektronicznie wypełnionego przechowywanego Formularza I-9, w tym podpisu elektronicznego, jeśli jest używany.
- Zawierać kontrole w celu zapewnienia ścieżki audytu, tak aby wszelkie zmiany lub zmiany w formularzu od momentu jego utworzenia były przechowywane elektronicznie i mogły być dostępne dla odpowiedniej agencji rządowej kontrolującej formularze.
- Zawierać program inspekcji i zapewnienia jakości, który regularnie ocenia elektroniczny system generowania lub przechowywania i obejmuje okresowe kontrole elektronicznie przechowywanego Formularza I-9, w tym podpisu elektronicznego, jeśli jest używany.
- Zawierać szczegółowy indeks wszystkich danych, tak aby można było natychmiast uzyskać dostęp do każdego konkretnego rekordu.
- Wykazać wysoki stopień czytelności i możliwości odczytu po wyświetleniu na terminalu wyświetlającym wideo lub odtworzeniu na papierze.
.
