Zarządzanie Jakością Projektu – Szybki Przewodnik

Kiedy zarządzasz projektem, potrójne ograniczenie jest zawsze na pierwszym miejscu w twojej głowie. Jak można kontrolować zakres, harmonogram i koszt projektu?

Jest jednak jeszcze czwarty problem, który jest równie ważny, a o którym czasami się zapomina w wirze zarządzania projektem, a mianowicie jakość. Nie ma znaczenia, czy masz najlepsze narzędzia do zarządzania projektem, czy spełniłeś każdy kamień milowy i zakończyłeś projekt w ramach budżetu, jeśli produkt końcowy nie spełnia standardów jakości. Dlatego właśnie zarządzanie jakością projektu jest tak ważne.

Czym jest zarządzanie jakością projektu?

Zarządzanie jakością projektu obejmuje procesy i działania, które są wykorzystywane do określenia i osiągnięcia jakości produktów projektu. Jednakże jakość może być słowem nieuchwytnym.

Czym jest jakość? Podczas gdy moglibyśmy bez końca rozwodzić się nad „prawdziwym” znaczeniem jakości i wykorzystywać metodę sokratejską do prowadzenia dialogu na temat jej wielu możliwych znaczeń, w przypadku zarządzania projektami odpowiedź jest bardziej precyzyjna.

Jakość jest po prostu tym, czego klient lub interesariusz potrzebuje od produktów projektu. Utrzymując definicję związaną z klientem lub interesariuszem, zarządzanie jakością może mieć węższy zakres, co oznacza, że ma większe szanse na osiągnięcie swoich celów.

Koncepcje zarządzania jakością projektu

Menedżerowie projektu nadzorują wdrażanie planu zarządzania jakością projektu. Główną ideą, ponownie, jest dostarczenie produktu lub usługi zgodnie ze specyfikacją klienta lub interesariusza. Wymaga to znajomości koncepcji zarządzania jakością.

Satysfakcja klienta

Bez satysfakcji klienta nie może być mowy o jakości. Nawet jeśli przedmiot dostawy spełnia wszystkie aspekty tego, czego wymagał klient lub interesariusz, ale odbywa się to w sytuacji, gdy sam proces nie był satysfakcjonujący, pojawia się problem.

Oczywiście, przedmiot dostawy musi spełniać uzgodnione wymagania, w przeciwnym razie projekt zakończył się niepowodzeniem, ponieważ produkt projektu i zarządzanie nim nie spełniły oczekiwań klienta lub interesariusza.

Powiązane: What is Stakeholder Theory?

Dlatego właśnie wdrożenie kontroli jakości oznacza zarządzanie zarówno procesem, jak i ludźmi. Regularnie spotykaj się z klientem lub interesariuszem, aby na bieżąco informować ich o postępach w realizacji projektu. Uzyskaj ich opinie i upewnij się, że jesteś z nimi w pełni przejrzysty, aby uniknąć późniejszych problemów.

Prewencja ponad inspekcją

Jakość nie przychodzi za darmo. Koszt Jakości (COQ) to pieniądze wydane na rozwiązywanie problemów w trakcie projektu, a następnie po jego zakończeniu, na usuwanie wszelkich awarii. Są one podzielone na dwie kategorie: koszt zgodności i koszt niezgodności.

Koszt zgodności można uznać za koszt prewencyjny. Koszty te są przede wszystkim związane ze szkoleniem, procesem dokumentacji, potrzebnym sprzętem oraz czasem wymaganym do uzyskania odpowiedniej jakości. Inne koszty z tym związane mogą obejmować testowanie, straty związane z testowaniem niszczącym oraz inspekcje.

Koszty niezgodności odnoszą się do wewnętrznych kosztów awarii. Polegają one na konieczności przerobienia czegoś lub nawet całkowitego złomowania. Dalsze koszty mogą wynikać ze zobowiązań, prac gwarancyjnych i utraty biznesu.

Ciągłe doskonalenie

Tę koncepcję zarządzania projektami jakościowymi można znaleźć w Six Sigma i Total Quality Management (TQM), a dominuje ona w koncepcji Prevention Over Inspection.

Koncepcja ta, jak wyjaśniono w jej tytule, jest ciągłym wysiłkiem mającym na celu ulepszenie produktów w czasie. Niezależnie od tego, czy chodzi o małe, przyrostowe zmiany, czy też o duże, zawsze istnieje możliwość zidentyfikowania zmian i zajęcia się nimi.

Stosowanie tej koncepcji oznacza również ciągłe monitorowanie i dokumentowanie wszelkich pojawiających się problemów, dzięki czemu można wykorzystać wyciągnięte wnioski podczas zarządzania przyszłymi projektami. W ten sposób prowadzisz bardziej efektywny projekt i prawdopodobnie nie będziesz powtarzać błędów.

Powiązane: Lessons Learned Template

How to Implement Quality Project Management

Gdy już masz pojęcie o różnych koncepcjach, następnym krokiem jest wdrożenie planu zarządzania jakością projektu. W tym celu należy wykonać następujące trzy kroki.

Planuj jakość

Najpierw należy określić wymagania dotyczące jakości dostarczanych produktów oraz sposób zarządzania projektem. Uzgodnij, w jaki sposób ten proces będzie udokumentowany i jak te informacje będą dostarczane. Czy będą regularne spotkania, e-maile, itp.?

Plan będzie zawierał te szczegóły, jak również metryki do pomiaru jakości podczas zarządzania projektem. Powinien on zawierać listę kontrolną jakości, aby zebrać i uporządkować znaki, które trzeba trafić podczas projektu.

Zapewnienie jakości

Zapewnienie jakości, według Amerykańskiego Towarzystwa Jakości (ASQ), to „zaplanowane i systematyczne działania wdrożone w systemie jakości, tak aby wymagania jakościowe dla produktu lub usługi zostały spełnione.”

Użyj zapewnienia jakości, aby upewnić się, że Twoje procesy faktycznie działają w kierunku tworzenia produktów projektu spełniających wymagania jakościowe. Dwa sposoby, aby to osiągnąć to użycie listy kontrolnej procesu oraz audytu projektu.

Kontrola jakości

Każdy proces potrzebuje policjanta, aby upewnić się, że zasady są przestrzegane i że oczekiwana jakość jest spełniana. Niektóre sposoby zapewnienia wymaganej jakości dostarczanych produktów to wzajemna weryfikacja i testowanie.

Niezbędne jest sprawdzanie jakości produktów podczas procesu zarządzania projektem w celu dostosowania ich, jeśli nie spełniają ustalonych standardów. Można to zrobić na końcu projektu, ale nie jest to tak efektywne, jak ponowne wykonanie, a nie ponowne dostosowanie.

Proces zarządzania jakością projektu

Zarządzanie procesem jakości projektu obejmuje wiele rzeczy, takich jak ustalanie celów jakościowych do osiągnięcia przez zespół, określanie sposobu pomiaru tych celów jakościowych i raportowanie na ich temat. Narzędzia do zarządzania projektami mogą okazać się w tym pomocne.

Używanie ProjectManager.com do zarządzania jakością

ProjectManager.com jest wyposażony w pulpit nawigacyjny, czyli jeden ekran, na którym można zobaczyć wskaźniki każdego aspektu projektu. Dane są zazwyczaj przedstawione w postaci łatwych do odczytania wykresów i diagramów, które można następnie udostępnić lub wydrukować na potrzeby prezentacji.

Dane na naszym pulpicie nawigacyjnym są aktualizowane w czasie rzeczywistym i zapewniają najdokładniejszy pomiar postępu projektu. Dzięki temu reagowanie na problemy jakościowe jest szybsze, a prawdopodobieństwo, że staną się one problemami, które mogą przeszkodzić w realizacji projektu jest mniejsze.

Online Gantt Charts for Quality Management Plans

Online Gantt Charts sprawiają, że planowanie i monitorowanie zadań związanych z zarządzaniem jakością jest proste. Dzięki ProjectManager.com możesz przesłać listę zadań lub arkusz kalkulacyjny, który jest natychmiast umieszczany na osi czasu.

Wszystko co musisz zrobić to dodać czas trwania każdego zadania i przypisać je. Oczywiście, możesz także użyć naszego oprogramowania do szybkiego budowania projektu od podstaw.

Nasz wykres Gantta online może także stanowić świetną platformę współpracy dla twojego zespołu. Każde zadanie jest zazwyczaj w stanie połączyć się z dokumentami pomocniczymi, obrazami i innymi plikami, jak również oferuje dialog, w którym członkowie zespołu mogą rozmawiać o zadaniu i rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy.

Zamiast zarządzać wszystkim w sposób mikro, dając zespołom autonomię do współpracy, będą one w stanie wychwycić problem jako pierwsze. W końcu to oni są na pierwszej linii frontu projektu. Mogą wtedy zareagować lub złożyć raport do Ciebie. Dodatkowo, dzięki listom zadań i tablicom kanban, twój zespół może pracować nad swoimi zadaniami w sposób, jaki uzna za stosowny.

Dzięki różnorodnym funkcjom ProjectManager.com, jakość dostarczanych produktów może być rozwiązana zanim oddali się zbytnio od zamierzonego celu. Jakość jest zawsze na granicy pogorszenia, więc posiadanie narzędzi online, które aktualizują się natychmiast, może być różnicą między udanym projektem a nieudanym.

Jakość jest ważna w każdym projekcie, a żeby ją zapewnić, potrzebne są odpowiednie narzędzia do monitorowania zarządzania jakością. ProjectManager.com to oprogramowanie w chmurze z tablicą rozdzielczą w czasie rzeczywistym i wykresem Gantta online, które ułatwiają monitorowanie i raportowanie jakości. Przekonaj się sam, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.