Zasoby Ludzkie

Dlaczego na Uniwersytecie w Oregonie wymagane jest sprawdzenie przeszłości przed zatrudnieniem?

Uniwersytet przeprowadza sprawdzenie przeszłości związane z pracą przed zatrudnieniem w celu zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy, w którym wydziały uniwersytetu, pracownicy, studenci, zasoby i aktywa są chronione, przy jednoczesnej ochronie integralności i poufności informacji zebranych podczas oceny.

Czy mogę rozpocząć pracę przed zakończeniem sprawdzania przeszłości?

Sprawdzanie przeszłości musi być zakończone przed pierwszym dniem zatrudnienia lub zaangażowania na uniwersytecie. Wszelkie wyjątki od tej praktyki muszą być zatwierdzone przez jednostkę ds. pozyskiwania talentów w Biurze Zasobów Ludzkich.

Jakie stanowiska wymagają sprawdzenia danych osobowych na University of Oregon?

Polityka uniwersytecka i Układy Zbiorowe Pracy stanowią, że stanowiska zostaną określone jako podlegające sprawdzeniu danych osobowych na podstawie analizy dostępu do stanowiska i jego obowiązków.

W oparciu o założenie, że poniższe kategorie spełniają jeden lub więcej testów określonych w polityce, następujące stanowiska podlegają sprawdzeniu przed zatrudnieniem:

• Tenure-track i non-tenure-track faculty, w tym Pro-Tempore, Clinical (profesorowie praktyki), i Visiting Faculty; Instruktorzy, wykładowcy i bibliotekarze, oraz wydziały pełniące funkcje administracyjne
• Post-Doctoral Scholars and Fellows
• Research Associates/Assistants
• Graduate Employees
• Classified Staff
• Officers of Administration, w tym osoby zatrudnione tymczasowo lub na czas określony
• Pracownicy administracyjni

Czy wszyscy kandydaci są poddawani sprawdzeniu przeszłości?

W większości przypadków prześwietlenia będą przeprowadzane na finalistach i tylko po otrzymaniu warunkowej oferty zatrudnienia. Nieformalne listy z ofertami pracy wydane przed zakończeniem prześwietlenia będą informować finalistę, że oferta jest zależna od pomyślnego zakończenia wszelkich wymaganych prześwietleń.

Czy są jakieś wyjątki od wymogu prześwietlenia w kategoriach opisanych powyżej?

Jeśli organy zatrudniające uważają, że dane stanowisko nie spełnia testów określonych w polityce, mogą skontaktować się z Działem Kadr w celu uzyskania dalszej analizy wymagań dotyczących prześwietlenia dla danego stanowiska.

Skąd mam wiedzieć, czy prześwietlenie jest wymagane na stanowisku, którym jestem zainteresowany?

Komisje rekrutacyjne na stanowiska wykładowców ze ścieżką kariery poinformują kandydatów o wymaganiach Uniwersytetu dotyczących prześwietlenia podczas procesu selekcji. W przypadku wszystkich innych stanowisk, oświadczenie powiadamiające potencjalnych wnioskodawców o wymogu odpowiedniego sprawdzenia przeszłości będzie zawarte w indywidualnych ofertach pracy.

Ogólne oświadczenie dotyczące procesów sprawdzania przeszłości na Uniwersytecie znajduje się na stronie internetowej Careers (http://hr.uoregon.edu/jobs) To opublikowane oświadczenie służy jako wymagane powiadomienie dla wszystkich kandydatów.

Jakie rodzaje prześwietleń są wymagane na Uniwersytecie w Oregonie?

Standardowe prześwietlenie obejmuje weryfikację numeru ubezpieczenia społecznego, sprawdzenie historii karnej za wykroczenia i przestępstwa oraz sprawdzenie Krajowego Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

Dodatkowe kontrole przeszłości mogą być wymagane na określonych stanowiskach w oparciu o potrzeby związane z pracą, w tym między innymi następujące:

• Weryfikacja stopnia naukowego: wymagana dla wszystkich stanowisk, na których stopień naukowy został określony jako minimalny wymóg do zatrudnienia
• Rejestr pojazdów mechanicznych: wymagany na stanowiskach, na których przewiduje się, że dana osoba będzie regularnie zobowiązana do prowadzenia pojazdu w sprawach związanych z działalnością Uniwersytetu, niezależnie od tego, czy jest to pojazd będący własnością Uniwersytetu, czy inny. Uwaga: nie zastępuje to procesu certyfikacji kierowcy na Uniwersytecie, ale nowo zatrudniony pracownik może wykorzystać uzyskany zapis do poparcia wniosku o certyfikację kierowcy.
• Sprawdzenie historii kredytowej: Przeprowadzane tylko dla stanowisk z szerokim upoważnieniem do angażowania środków finansowych uniwersytetu lub z szeroką odpowiedzialnością powierniczą za środki finansowe uniwersytetu; lub zgodnie z wymogami prawa i odpowiednio dla stanowisk z następującymi obowiązkami:
  • Szeroki i szeroki dostęp do informacji identyfikujących studentów, wydziałów, pracowników, absolwentów, darczyńców lub podmiotów badawczych;
  • Bezpośredni dostęp do i obsługa gotówki i ekwiwalentów pieniężnych (tj, czeki, kwity z kart kredytowych, zbywalne papiery wartościowe);
  • Bezpieczeństwo publiczne i bezpieczeństwo kampusu
  • Uwaga, że prawo federalne zabrania dyskryminacji w wyniku osobistego bankructwa.
• Weryfikacje zatrudnienia: uwaga, że komisje poszukiwawcze są zobowiązane do wypełnienia profesjonalnych kontroli referencji przed rozszerzeniem warunkowej oferty pracy. Weryfikacje zatrudnienia mogą być również wypełnione w razie potrzeby przez dostawcę sprawdzania przeszłości.
• Weryfikacja licencji: Potwierdzenie, że wybrany kandydat lub pracownik posiada wszystkie techniczne/zawodowe licencje wymagane na danym stanowisku i wymienione przez kandydata w materiałach aplikacyjnych lub procesach wyszukiwania, w tym weryfikacja dysponowania takimi licencjami
• Prawo lub przepisy stanowe lub federalne, stowarzyszenia zawodowe, jednostki licencjonujące lub partnerzy kontraktowi mogą nakładać dodatkowe wymagania dotyczące sprawdzania przeszłości na niektóre osoby (na przykład, sprawdzenie Medicare Exclusion/FACIS). W takich przypadkach dana osoba i dział powinny skoordynować potrzebę takiego sprawdzenia z jednostką ds. pozyskiwania talentów.

Czy wyroki skazujące wykluczają mnie z zatrudnienia na uniwersytecie?

Nie. Istnienie wyroku skazującego lub innego ustalenia nie powoduje automatycznej dyskwalifikacji z puli kandydatów. Nie wszystkie wyroki karne są uznawane za związane z pracą, a decyzje dotyczące wyroków karnych i zatrudnienia są podejmowane indywidualnie dla każdego przypadku. Ustalenia będą rozpatrywane przez uniwersytet w zakresie, w jakim odnoszą się do przydatności wnioskodawcy do zatrudnienia na stanowisku, o które wnioskodawca się ubiegał, i mogą być rozpatrywane w oparciu o następujące czynniki:

• Natura i waga przestępstwa (przestępstw),
• Czas od skazania, ukończenia kary lub innej poprawy, i
• Stopień przydatności do stanowiska, na które kandydat jest rozważany/pracownik wykonuje.

Należy się spodziewać, że istnieją stanowiska uniwersyteckie, na których opiera się zaufanie publiczne i wpływ na reputację uniwersytetu, a ocena wyników będzie z konieczności obejmować te czynniki.

Kandydaci mają prawo dostępu do informacji dotyczących przeszłości kredytowej i/lub kryminalnej sprawdzonych przez uniwersytet oraz do opisu oceny wyników; podsumowanie tych praw jest zawarte w upoważnieniu i zwolnieniu z obowiązku sprawdzenia przeszłości. W przypadku dalszych pytań zachęcamy kandydatów do kontaktu z działem Human Resources Talent Acquisition pod numerem 541-346-5512.

Wolność akademicka i wyrażanie wolnego słowa są krytycznie ważne dla życia akademii. Ustalenia wynikające z wyrażania wolności akademickiej lub praw wynikających z Pierwszej Poprawki będą rozpatrywane w zależności od znaczenia tych wartości w społeczności akademickiej. Inne skazania będą rozpatrywane w oparciu o czynniki określone dla oceny wszystkich ustaleń (patrz pytanie 8).

Co muszę zrobić, aby autoryzować sprawdzenie przeszłości w celu zatrudnienia?

Finalistki ubiegające się o stanowiska muszą upoważnić uniwersytet do przeprowadzenia sprawdzenia przeszłości. Finalista otrzyma pocztą elektroniczną powiadomienie o wymogu przeprowadzenia prześwietlenia i otrzyma formularze upoważnienia i ujawnienia.

Finalista jest proszony o podanie informacji identyfikujących, w tym innych używanych nazwisk, numeru Social Security Number i daty urodzenia, numeru prawa jazdy, wszystkich adresów z ostatnich 7 lat oraz historii skazań.

Jeśli odmówię wymaganego prześwietlenia, czy będę mógł pracować na uniwersytecie?

Niestety nie. Kandydaci do pracy, którzy nie wezmą pełnego udziału lub podadzą niedokładne informacje podczas prześwietlania, zostaną wyeliminowani z rozważań na temat danego stanowiska. Kandydaci mogą nie wyrazić zgody na przeprowadzenie prześwietlenia; w takich przypadkach prześwietlenie nie zostanie przeprowadzone, ale kandydat nie będzie dalej brany pod uwagę.

Jak długo trwa proces prześwietlenia?

Prześwietlenia są zazwyczaj przeprowadzane w ciągu trzech dni roboczych. Niektóre jurysdykcje, szczególnie na wschodnim wybrzeżu, mogą wymagać dodatkowego czasu.

Kandydaci, którzy mieszkali za granicą mogą wymagać międzynarodowego sprawdzenia, w zależności od czasu trwania i celu ich podróży (np. studenci, którzy wyjechali na studia za granicę na semestr, ale nie zmienili stałego adresu, nie muszą mieć międzynarodowego sprawdzenia). Proces sprawdzania międzynarodowego wymaga dodatkowego czasu.

Skąd mam wiedzieć, że pomyślnie zakończyłem proces sprawdzania przeszłości?

Organy zatrudniające i osoby kontaktowe z działu HR są powiadamiane pocztą elektroniczną, gdy finaliści pomyślnie zakończą proces sprawdzania przeszłości. Można skontaktować się z osobą kontaktową z działu kadr w celu uzyskania aktualnych informacji.

Kto jest odpowiedzialny za sprawdzenie wyników prześwietlenia i podjęcie decyzji o zatrudnieniu finalisty na uniwersytecie?

Zasoby Ludzkie są odpowiedzialne za wstępną ocenę wyników w celu zapewnienia, że decyzje dotyczące wyników są podejmowane w sposób spójny i opierają się na uzasadnionej analizie związanej z pracą i uwzględniają charakter i kontekst przestępstwa.

Jakie decyzje są podejmowane w przypadku, gdy wynik prześwietlenia jest pozytywny?

Jeżeli wyniki prześwietlenia są pozytywne, raport z prześwietlenia zostanie przejrzany przez Dział Kadr w oparciu o kryteria określone w pytaniu 8. Dział Kadr powiadomi finalistę o znalezieniu danych (powiadomienie przed podjęciem działań odwrotnych), w tym zapewni dostęp do pełnego raportu i poinformuje finalistę o jego prawach wynikających z FCRA. Kadry poproszą również finalistę o potwierdzenie, że raport dotyczy jego osoby i poproszą finalistę o dostarczenie wszelkich dodatkowych informacji do rozpatrzenia.

Po tym kroku Kadry dokonają wstępnego ustalenia, czy znalezisko jest wystarczająco związane z pracą, aby starać się o ocenę następnego poziomu. Jeśli dział kadr nie posiada wystarczających informacji na temat wymagań stanowiska, aby dokonać tego ustalenia, zwróci się o dodatkowe informacje do jednostki zatrudniającej. Jeśli ustalenia zostaną uznane za zasadniczo związane z pracą lub jeśli nie ma wystarczających informacji, aby dokonać takiego ustalenia, Dział Kadr przedstawi rekomendację dotyczącą ustaleń Prowokatorowi (w przypadku wykładowców z dorobkiem czasowym lub bez dorobku czasowego), VPRI (w przypadku wykładowców zajmujących się badaniami naukowymi bez dorobku czasowego) lub Wiceprezydentowi danego obszaru (w przypadku pracowników), lub osobom wyznaczonym przez osoby pełniące te funkcje. Zalecenie będzie zawierać informację, czy dyskwalifikacja z danej pracy jest uzasadniona, w oparciu o zastosowanie kryteriów wymienionych powyżej.

Jeśli warunkowa oferta zostanie wycofana z powodu wyników sprawdzenia przeszłości kryminalnej, w jaki sposób zostanę o tym powiadomiony?

Jeśli zostanie podjęta decyzja o wycofaniu warunkowej oferty zatrudnienia, Dział Kadr powiadomi kandydata, że nie kwalifikuje się on do objęcia stanowiska w oparciu o niezadowalające wyniki prześwietlenia oraz zapewni finaliście wszelkie wymagane powiadomienia zgodnie z Ustawą o rzetelnej sprawozdawczości kredytowej (Fair Credit Reporting Act) i/lub innymi obowiązującymi przepisami, w tym prawo do wglądu w raport oraz sposób skontaktowania się z agencją (agencjami), która dostarczyła wyniki prześwietlenia (powiadomienie o działaniach niepożądanych).

Czy mój background check pozostanie poufny przez cały okres mojego zatrudnienia na uniwersytecie?

Informacje zebrane w wyniku background screening są uważane za wrażliwe, a ich ujawnienie jest ograniczone do tych osób, które potrzebują tych informacji w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych. Rekordy są przechowywane przez dział kadr uniwersytetu zgodnie z harmonogramem przechowywania rekordów uniwersytetu.

Pracuję na uniwersytecie od dłuższego czasu i nigdy nie wykonałem prześwietlenia? Czy będę musiał je wykonać, aby zachować pracę? A jeśli ubiegam się o nowe stanowisko lub przyjmuję awans? W przypadku obecnych pracowników, zmiany w zatrudnieniu zainicjowane przez pracownika (np. zgłoszenie się do konkursu rekrutacyjnego lub przyjęcie nowego stanowiska w drodze bezpośredniego mianowania) wymagają przeprowadzenia prześwietlenia, jeśli nowe zadanie jest określone jako wymagające prześwietlenia lub jeśli wcześniej nie przeprowadzono wymaganego prześwietlenia. Zmiany w zatrudnieniu, które są inicjowane przez uniwersytet, według uznania uniwersytetu (np. zmiana funkcji stanowiska, przeniesienie na nowe stanowisko w ramach dostosowania, udział w procesie zwolnienia, bezpośrednie mianowanie w ramach puli ponownego zatrudnienia) zazwyczaj nie będą wymagały sprawdzenia przeszłości, chyba że nowe stanowisko spełnia wymagania wynikające z Układów Zbiorowych Pracy lub prawa stanowego lub federalnego.

Uniwersytet zachowuje również prawo do przeprowadzania odpowiednich kontroli przeszłości obecnych pracowników, gdy ma ku temu uzasadnione powody. Niektóre przykłady obejmują:

• wydarzenie w miejscu pracy
• po samodzielnym ujawnieniu działalności przestępczej lub po poinformowaniu uniwersytetu o takiej działalności
• po dodaniu dodatkowego lub uzupełniającego zadania.

Informacje odkryte podczas prześwietlenia mogą stanowić podstawę do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec obecnego pracownika. Sprawdzenie przeszłości kandydata, który jest również aktualnym pracownikiem może mieć wpływ na zatrudnienie aktualnego pracownika, szczególnie w przypadku braku pełnego samoujawnienia.

Jestem aktualnym pracownikiem uniwersytetu i niedawno ukończyłem sprawdzanie przeszłości, czy będę musiał ukończyć kolejne sprawdzanie przeszłości dla mojej dodatkowej pracy na uniwersytecie?

Jeśli obecny pracownik został ostatnio poddany prześwietleniu i jest brany pod uwagę przy wykonywaniu zadania dodatkowego lub uzupełniającego, określonego jako wymagające prześwietlenia, wyniki tego prześwietlenia zostaną zweryfikowane pod kątem przydatności do zadania dodatkowego lub uzupełniającego.