Zlecenia robocze: Definicja, przykłady i jak szybciej je zrealizować

Utrzymanie ruchu, choć jest jedną z najważniejszych części każdej firmy, powoli ewoluuje. W większości firm zlecenia robocze są obsługiwane w taki sam sposób, jak pięćdziesiąt lat temu.

75% firm nadal używa papieru, arkuszy kalkulacyjnych lub w ogóle niczego do zarządzania zadaniami konserwacyjnymi i zleceniami roboczymi. W cyfrowym krajobrazie biznesowym może to stworzyć wąskie gardło, które prowadzi do niezadowolonych klientów i kosztownych przestojów w produkcji.

Dzięki odpowiednim rozwiązaniom programowym można zoptymalizować proces zleceń roboczych i usunąć przeszkody na drodze do niezbędnej konserwacji, która może powstrzymywać firmę przed optymalną pracą.

W tym artykule omówimy, czym są zlecenia robocze, przedstawimy prawdziwe przykłady i pokażemy, jak przekształcić procesy, aby poprawić wydajność firmy.

Aby przejść do sekcji, która najbardziej Cię interesuje, kliknij poniżej:

• Co to jest zlecenie pracy?
• Kto korzysta ze zleceń pracy?
• Jak firma Southern Star obsługuje 2 500 zleceń pracy tygodniowo

Co to jest zlecenie pracy?

Zlecenie pracy to prośba o wykonanie danego zadania, która jest formalnie składana do firmy lub serwisu przez klienta, lub tworzona wewnątrz organizacji w celu wykonania pracy. Zlecenia pracy są zazwyczaj tworzone dla techników serwisowych, konserwacji lub inspekcji, ale mogą dotyczyć każdego zadania, które musi być wykonane przez lub w organizacji.

Zlecenie pracy musi być przejrzane i zaakceptowane przez dostawcę, aby klient mógł otrzymać ETA (ETA vs ETD) i szacunkowy koszt lub czas.

Wiele branż używa zleceń pracy do zarządzania konserwacją i naprawami. Zlecenie pracy jest często wynikiem rutynowej kontroli, gdzie inspektor znajduje problemy. Jest to odrębne od zamówienia zakupu, które wyszczególnia dokładny koszt, który ma być zapłacony za wykonane usługi.

Nieaktualne rozwiązanie: podkładki zamówień roboczych

Przed rewolucją cyfrową wiele firm obsługiwało swoje zamówienia robocze przy użyciu odrywanych (dartych) podkładek zamówień roboczych.

Coś takiego:

Inspektor lub pracownik utrzymania ruchu przynosił taką podkładkę na inspekcje i pisał na niej zlecenie pracy na miejscu. Menedżerowie otrzymywali kopię do celów księgowych.

Ale te czasy minęły.

Nowoczesne rozwiązanie: oprogramowanie do zarządzania zleceniami pracy

Zamiast fizycznej podkładki, nowoczesne firmy używają oprogramowania do zarządzania zleceniami pracy, aby obsługiwać przepływy pracy związane z konserwacją.

Dzięki niemu Twoja firma może udostępniać prywatne formularze wniosków klientom zewnętrznym lub pracownikom wewnętrznym, a także łatwo tworzyć nowe zlecenia pracy cyfrowo.

(Image Source)

Możesz wtedy obsługiwać zlecenia online i śledzić wszystkie projekty w jednym pulpicie nawigacyjnym, co ułatwia śledzenie każdego projektu.

Who Uses Work Orders?

Zlecenia pracy są używane w wielu branżach, w których bieżąca konserwacja lub małe prace są częścią relacji z klientem. Są one wykorzystywane do uproszczenia dostępności do tych usług i usprawnienia realizacji zadań.

W ramach firmy, zlecenia pracy mogą pochodzić zewnętrznie od klientów lub wewnętrznie od techników podczas kontroli.

Na przykład, klient firmy zarządzającej budynkiem może użyć zlecenia na konserwację zepsutego zlewu lub klimatyzacji.

W produkcji, kierownik zakładu może znaleźć wadliwe ramię robota i wysłać zlecenie na pracę, aby zapewnić, że zakład działa sprawnie.

Jak Southern Star obsługuje 2,500 zleceń na każdy tydzień

Southern Star jest jednym z wiodących przewoźników gazu ziemnego w USA. Jej rurociąg i obiekty rozciągają się na terenie siedmiu stanów na długości ponad 5800 mil.

Gdy mamy do czynienia z gazem ziemnym, nawet pojedynczy błąd może oznaczać setki tysięcy (jeśli nie miliony) dolarów utraconych przychodów i szkód.

Więc naturalnie, Southern Star bardzo poważnie traktuje konserwację zapobiegawczą.

Tak poważnie, że mają zespół ponad 250 techników pracujących nad konserwacją przez całą dobę.

Jak można się spodziewać, planowanie i wysyłanie zespołu Southern Star do obsługi zleceń konserwacji stanowiło poważną przeszkodę operacyjną. Menedżerowie ręcznie sprawdzali zadania konserwacji zapobiegawczej i próbowali dopasować je do dostępnych techników.

Weryfikacja lokalizacji każdego technika, jego umiejętności i priorytetu zadań ręcznie spowalniała całą firmę, a koszty tego spowolnienia były wysokie.

Dlatego wybrano OptimoRoute. Z OptimoRoute, jest to zupełnie inny proces. Dzięki kwalifikacjom, harmonogramom i obszarom usług ustawionym na poziomie technika, OptimoRoute wyeliminowało większość ręcznej pracy związanej z planowaniem.

Schedulerzy mogą po prostu zaimportować zlecenia pracy, a OptimoRoute znajduje najlepszy czas dla wykwalifikowanego technika na wykonanie pracy.

OptimoRoute uwzględnia nawet priorytet zleceń, a dzięki funkcjom planowania tygodniowego zespół może z łatwością planować z wyprzedzeniem do pięciu tygodni.

Pomogło to zespołowi techników i dyspozytorów firmy Southern Star obsłużyć o 100% więcej zleceń pracy dziennie.

Dzięki niestandardowej nakładce na mapę (ponieważ znaczna część obszaru rurociągu Southern Star to odległa pustynia), możliwości optymalizacji trasy OptimoRoute pomogły technikom szybciej dotrzeć do miejsc konserwacji.

OptimoRoute posiada solidne API, które można wykorzystać do integracji z obecnym systemem zarządzania zleceniami pracy. Możesz automatycznie importować tysiące zleceń ze wszystkimi niezbędnymi informacjami (lokalizacja, typ naprawy, wymagane narzędzia lub wiedza, itp.

Możesz nawet pobierać dane w czasie rzeczywistym o wykonanych zadaniach, jeśli używasz aplikacji OptimoRoute do śledzenia postępów.

Dowiedz się więcej o tym, jak OptimoRoute pomogło Southern Star poprawić zarządzanie zleceniami i wydajność logistyczną w naszej kompletnej awarii.

Myślenie końcowe

Dla małej firmy z zaledwie kilkoma klientami, wypełnianie i zarządzanie zleceniami pracy może nie być największym problemem do rozwiązania.

Ale po osiągnięciu pewnej skali, każda firma świadcząca usługi w terenie będzie się zmagać.

Maksymalizacja liczby zleceń pracy istniejący zespół może obsługiwać pomoże Ci utrzymać zdrowe marże zysku, utrzymać klientów szczęśliwy, i prowadzić więcej przychodów.

OptimoRoute jest zaprojektowany, aby pomóc zmaksymalizować produktywność Twoich pracowników poprzez eliminację wąskich gardeł i optymalizację wysyłki i trasowania.

Aby zobaczyć, jak możemy pomóc Twojej firmie, rozpocznij darmową wersję próbną już dziś.

Pytania o zamówienia robocze

Do czego służą zamówienia robocze?

Zlecenia pracy są używane do wyszczególnienia usług wymaganych przez klienta lub organizację i przypisania odpowiedzialności za wykonanie zadań.

Jak napisać zamówienie robocze?

Aby napisać zamówienie robocze, musisz przekazać szereg konkretnych informacji o zadaniu, kiedy zostanie ono wykonane i kto je wykonuje. Zlecenia pracy zazwyczaj zawierają następujące informacje:

• Nazwa firmy
• Adres firmy
• Numer zlecenia pracy
• Opis pracy do wykonania
• Data wykonania
• Pracownik przypisany do zadania

Jak należy zarządzać zleceniem pracy?

Najbardziej efektywnym sposobem zarządzania zleceniami pracy jest jakiś rodzaj oprogramowania do zarządzania zleceniami pracy. To oprogramowanie zautomatyzuje generowanie zleceń pracy przy użyciu szablonu i pozwoli Ci na przeglądanie i zarządzanie wszystkimi zaległymi i nadchodzącymi zleceniami pracy z jednego widoku w pulpicie nawigacyjnym.

.