Certified Mail – Jak to działa
Oct 07, 2010
Co to jest Certified Mail?
Podstawowo, Certified Mail jest „dodatkową” usługą poczty krajowej, która przypisuje unikalny numer przesyłki do każdego wysyłanego artykułu i zapewnia nadawcy prawnie uznawany dowód zarówno wysyłki, jak i doręczenia.
Dlaczego warto korzystać z Certified Mail?
Istnieje wiele korzyści z korzystania z poczty certyfikowanej. Kiedy odbiorca musi fizycznie podpisać się pod listem lub paczką, stwarza to nie tylko poczucie pilności (np. „Ktoś naprawdę chce, żebym to przeczytał, lepiej otworzę to teraz.”), ale także sprawia, że nadawca ma bardziej oficjalny charakter (np. „To jest legalna firma – nie śmieci – lepiej zwrócę na to uwagę.”). Dodatkowo, jest on identyfikowalny, ponieważ odbiorca (lub ktoś w jego imieniu) musi się pod nim podpisać. Więcej na ten temat później.
Wiele firm używa Certified Mail do ważnych komunikatów, takich jak: wysyłanie zawiadomienia o wycofaniu produktu, wiadomości wymagającej dostarczenia do klientów, raportów rocznych, oświadczeń akcjonariuszy i innych oficjalnych komunikatów z klientami i partnerami. W niektórych przypadkach wymagania prawne dotyczące powiadomień za pośrednictwem Certified Mail określają nawet sposób ich wykorzystania. Jeśli wysyłasz którąś z tych przesyłek – lub inną oficjalną korespondencję – rozważ korzyści z usługi Certified Mail. Być może jest ona dla Ciebie.
Jak działa Poczta Poświadczona?
Przy doręczeniu Poczty Poświadczonej przepisy U.S. Postal Service (USPS) wymagają uzyskania podpisu adresata (lub upoważnionego agenta), zanim adresat będzie mógł odebrać i otworzyć list. USPS przechowuje oficjalne rejestry doręczeń przez dwa lata.
Oczywiście, istnieją pewne opcje. Poniżej znajdują się różne sposoby wysyłania poczty certyfikowanej przez Click2Mail, jak również wymagania dotyczące podpisu odbiorcy dla każdej z opcji.
– Poczta certyfikowana. Zapewnia unikalny numer przesyłki, który możesz sprawdzić online, aby potwierdzić, że przesyłka dotarła do miejsca przeznaczenia. W przypadku tej opcji przewoźnik pocztowy ma prawo dostarczyć przesyłkę do każdego, kto odbiera pocztę pod danym adresem.
– Certified Mail with Return Receipt (zielona kartka). Za dodatkową opłatą, zielona karta zwrotnego potwierdzenia odbioru jest dołączana do przesyłki, a następnie podpisywana i datowana przez odbiorcę po doręczeniu i odsyłana do Ciebie pocztą.
– Certified Mail with Electronic Return Receipt. Za dodatkową opłatą ($1.00 mniej niż w przypadku zielonej karty), elektroniczna wersja zielonej karty jest przechwytywana jako dokument PDF, który zawiera obraz podpisu odbiorcy lub zatwierdzoną pieczęć ręczną.
– Certified Mail with Return Receipt and Restricted Delivery. Najsurowsza z opcji poczty certyfikowanej, dodająca usługę ograniczonego doręczenia do zwrotnego potwierdzenia odbioru, zapewnia doręczenie do rzeczywistego adresata lub upoważnionego agenta.
Ponieważ proces ten jest czasochłonny i zależy od fizycznego podpisu, zaplanuj doręczenie poczty certyfikowanej w ciągu trzech do dziesięciu dni roboczych. USPS nie może zagwarantować ani określić dokładnej daty i godziny doręczenia, ponieważ doręczenie zależy od tego, czy odbiorca jest w domu i może podpisać odbiór przesyłki. Certified Mail jest wysyłana First-Class Mail.
Dlaczego to takie czasochłonne? Oto, jak działa doręczenie (i dlaczego pobierana jest dodatkowa opłata).
Krok pierwszy – Jeśli wysyłasz pocztę na adres mieszkalny i nikogo nie ma w domu w czasie dostawy, kurier zostawia w skrzynce pocztowej odcinek przypomnienia o dostawie. Przypomnienie to informuje, że list polecony USPS jest przechowywany w lokalnym urzędzie pocztowym do odbioru. Muszą oni udać się na pocztę, aby podpisać odbiór listu i odebrać go.
Krok pierwszy nieudany, krok drugi – Jeżeli nikt nie odbierze listu po pięciu do siedmiu dniach, USPS próbuje dostarczyć go po raz drugi. Ponownie, jeśli nikogo nie ma w domu, kurier zostawia awizo z przypomnieniem o doręczeniu.
Krok drugi nieudany, krok trzeci – Wreszcie, po 10 do 12 dniach, podejmowana jest trzecia i ostatnia próba doręczenia pod wskazany adres. Po pozostawieniu ostatniego awiza, list jest zabierany z powrotem na pocztę i przetrzymywany przez pięć do siedmiu dodatkowych dni. Cały ten okres może trwać od 17 do 21 dni, jeśli nikt nie zażądał listu.
Krok trzeci nieudany, krok czwarty – USPS oznacza list jako „Nieodebrany” i list jest zwracany do nadawcy. Nieodebrane przedmioty zostaną zwrócone do nadawcy po 30 dniach.
Pamiętaj, że USPS nie dostarcza informacji o śledzeniu listów „w drodze”. Nie otrzymasz aktualnych informacji o doręczeniu, dopóki przewoźnik USPS nie podejmie próby doręczenia listu i nie zeskanuje go lub nie podejmie próby doręczenia.
Jak Click2Mail może pomóc
Click2Mail zapewnia interfejs online, który umożliwia klientom wysyłanie Certified Mail bezpośrednio z ich komputera. Klienci przesyłają przesyłkę i listę mailingową (lub mogą utworzyć jeden lub oba te elementy online), a Click2Mail tworzy i wysyła dokument do USPS w celu doręczenia.
Każda certyfikowana przesyłka Click2Mail.com jest tworzona przy użyciu unikalnego numeru przesyłki USPS, który pozwala na śledzenie statusu jej doręczenia poprzez stronę konta Click2Mail na Click2Mail.com, a który może być również użyty do sprawdzenia statusu doręczenia na stronie USPS. To jest tak proste jak to!
Wysyłając Certified Mail, nadal możesz korzystać z wszystkich innych korzyści, które oferuje Click2Mail: personalizacja treści przy użyciu nazwy odbiorcy i informacji osobistych; standaryzacja listy mailingowej i tworzenie online; drukowanie i wysyłanie w następnym dniu roboczym (jeśli złożono zamówienie przed godziną 20:00 EST), oraz pomocne wsparcie klienta dostępne jedenaście godzin dziennie, pięć dni w tygodniu. Z takim rodzajem wsparcia, nie ma sensu poświęcać czasu i pieniędzy na drukowanie i wypychanie listów, adresowanie przesyłek, jazdę na pocztę i stanie w kolejce, aby je wysłać.
Click2Mail oszczędza Twój czas i pieniądze, jednocześnie oferując wszystkie zasoby i wsparcie, aby uczynić Twoją Certyfikowaną Pocztę bardziej terminową i bezproblemową. Kliknij tutaj, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat produktów Click2Mail Certified Mail. Jeśli masz pytania, skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta pod numerem 866-665-2787 lub .(JavaScript musi być włączony, aby wyświetlić ten adres e-mail). Telefoniczna i internetowa pomoc techniczna jest dostępna od poniedziałku do piątku, od 9:00 do 20:00 EST.
.
