Bankafstemningsopgørelser

Hvor ofte skal der laves bankafstemningsopgørelser?

Bankafstemningsopgørelser udfyldes normalt en gang om måneden.

Hvis din virksomhed har meget travlt med et stort antal transaktioner, kan du dog gøre det to gange om måneden eller en gang om ugen.

På den måde kan du nemt holde styr på afstemningerne og undgå at føle dig presset eller stresset en gang om måneden.

Der er ingen “regler” for, hvor ofte man skal udarbejde bankafstemningsoversigter.

Du kan gøre det dagligt, hvis du ønsker det. Trovata giver 5 grunde, der taler for at lave en bankafstemning dagligt.

Så kan du også gøre det halvårligt…

…men kun hvis du har meget få forretningstransaktioner, så du ikke overbelaster dig selv med for meget arbejde på én gang!

Det er også vigtigt at bemærke, at du aldrig skal afstemme et kontoudtog til dags dato, for dagen er endnu ikke omme, og din slutsaldo kan ændre sig i slutningen af dagen.

Det mest opdaterede du kan lave en afstemning er til gårsdagens dato (dvs. op til dagen før du udarbejder en afstemning).

Hvordan du laver bankafstemninger

Hvor du skal lave dem

Optioner på, hvor du skal lave dem:

1. Indtast et afstemningsresumé under den pågældende måned i kassebogens regneark, eller
2. Udarbejd en bankafstemningsformular på et andet ark papir, eller
3. Invester i et bogføringsprogram, der har afstemningsfunktioner.

Hvis du fører en manuel kassebog, skal du krydse hver kassebogspost af mod hver post på kontoudtoget.
Du kan sætte et lille kryds på kontoudtoget ved siden af posten og sætte et kryds eller et “R” for afstemt i *kassebogen ved siden af den pågældende post.

Hvis der er ekstra posteringer i kassebogen, som ikke fremgår af kontoudtoget eller omvendt, skal du markere eller sætte en cirkel om dem, så du kan justere kassebogen, når du finder ud af, hvad de er.

Ting, der kræver justering

Udestående checks/hævninger* – det er checks, som din virksomhed har bogført i kassebogen og sendt til leverandører, men som ikke er dukket op i banken på datoen for lukketidspunktet på dit kontoudtog.

Udestående indbetalinger/kvitteringer** – det er betalinger, som du har modtaget i kassebogen, men som ikke er blevet indsat i din bank inden kontoudtogets slutdato.

Bankgebyrer og renter – det er gebyrer, som du normalt først får kendskab til efter at have modtaget dit kontoudtog. Du skal indtaste dem i kassebogen.

Andre uidentificerede posteringer – hvis der mangler andre posteringer i et af dokumenterne, skal du undersøge, hvordan de er havnet der, og foretage de nødvendige justeringer.

• *Udestående checks/hævninger tilføjes til afstemningen
• **Udestående indbetalinger/kvitteringer trækkes fra afstemningen
• Hvis bankkontoen er i overtræk, skal du gøre det omvendt.

To trin til afstemning af kassebog til kontoudtog

Her er et skærmbillede fra vores øvelser og svar til bankafstemning, som forklarer, hvordan du ved, hvornår du skal justere kassebogen i forhold til, hvornår at udfylde et arbejdsark til bankafstemning

Afstemning i kassebog | regneark

Her er et eksempel på et arbejdsafsnit til afstemning under et regneark til kassebog for en måned.

Bankafstemningsformular

Hvis du ikke ønsker at indtaste afstemningen i kassebogen, kan du i stedet bruge en formular, som det udfyldte eksempel nedenfor.

Eksempel på kassebog og afstemningsark

Eksempel på simpel kassebog

Eksempel på simpel bankafstemningsformular

Bogføringssoftware bankafstemning

Bogføringssoftware, der har afstemningsfunktioner, gør hele processen hurtig og nem.

Det eneste du skal gøre er

• at klikke på afstemmelsesafsnittet i softwaren
• kør øjnene ned over kontoudtoget
• afkryds | sæt kryds ved hver post i softwarens afstemmelsesafsnit
• tilføj de ekstra poster eller fjern dobbelt-up ones
• tryk på en knap
• og du bør få en automatisk bankafstemningsoversigt, som du kan udskrive (eller sende som pdf) og lægge i dit arkiveringssystem.

Og hvis softwaren automatisk importerer banktransaktioner til systemet, bør du kunne udarbejde en rapport, og systemet vil på rapporten vise

• hvad den faktiske banksaldo er (som det kender, fordi det har importeret oplysningerne)
• mod summen af de transaktioner, du har afkrydset eller afstemt
• forskellen i de to saldi, hvis de ikke stemmer overens.

Alle forskelle kan skyldes, at du ved et uheld har indtastet en ekstra transaktion manuelt, som allerede var blevet importeret – så den er dobbeltindtastet – du skal slette din manuelle indtastning for at bringe afstemningen i balance.

Bogføringssoftware kontotransaktioner

Nogle softwareleverandører har ikke en egentlig afstemningsfunktion eller -rapport.

Hvis dette er tilfældet med den software, du bruger, kan du behandle din afstemning ved at finde hovedbograpporten for bankkontoen. Jeg har her medtaget et eksempel på et vindue med en hovedbograpport fra det gratis program Wave Accounting.

Udskriv (eller eksporter til pdf) hovedbogen, der kun viser de datoer, du kontrollerer, f.eks. 1. – 31. marts.

Kryds hver transaktion i hovedbogen, der svarer til transaktionerne på kontoudtoget (kryds også dem på kontoudtoget), og fremhæv eller noter eventuelle forskelle på begge dokumenter, som skal sorteres.

Eksempel (fra Wave Accounting) på transaktioner, der er blevet kontrolleret i forhold til kontoudtoget