Bankabstimmungserklärungen

Wie oft sollten Bankabstimmungserklärungen erstellt werden?

Bankabstimmungserklärungen werden in der Regel einmal im Monat erstellt.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch sehr geschäftig ist und eine große Anzahl von Transaktionen durchführt, können Sie dies zweimal im Monat oder einmal in der Woche tun.

Auf diese Weise behalten Sie leicht den Überblick über die Abstimmungen und fühlen sich nicht einmal im Monat gehetzt oder gestresst.

Es gibt keine „Regeln“ dafür, wie oft Sie die Kontoauszüge erstellen sollten.

Sie können es täglich tun, wenn Sie möchten. Trovata nennt 5 Gründe, die für einen täglichen Bankabgleich sprechen.

Dann kann man ihn auch halbjährlich machen…

…aber nur, wenn man nur sehr wenige Geschäftsvorfälle hat, damit man sich nicht mit zu viel Arbeit auf einmal überfordert!

Wichtig ist auch, dass Sie einen Kontoauszug nie auf das heutige Datum abstimmen, denn der heutige Tag ist noch nicht vorbei und Ihr Endsaldo kann sich bis zum Ende des Tages noch ändern.

Am aktuellsten können Sie eine Abstimmung auf das gestrige Datum vornehmen (d.h. bis zu dem Tag, bevor Sie eine Abstimmung erstellen).

Wie man Bankabstimmungen durchführt

Wo man sie durchführt

Optionen, wo man sie durchführt:

1. Geben Sie eine Abstimmungszusammenfassung unter dem betreffenden Monat in die Tabellenkalkulation des Kassenbuchs ein, oder
2. Bereiten Sie ein Formular für die Bankabstimmung auf einem anderen Blatt Papier vor, oder
3. Investieren Sie in eine Buchhaltungssoftware, die über Abstimmungsfunktionen verfügt.

Wenn Sie ein manuelles Kassenbuch führen, müssen Sie jeden Eintrag im Kassenbuch mit jedem Eintrag im Kontoauszug abgleichen.
Sie können auf dem Kontoauszug neben dem Eintrag ein kleines Häkchen setzen und im *Kassenbuch neben dem entsprechenden Eintrag ein Häkchen oder ein „R“ für „abgestimmt“ anbringen.

Wenn es im Kassenbuch zusätzliche Einträge gibt, die nicht auf dem Kontoauszug erscheinen, oder umgekehrt, müssen Sie diese markieren oder einkreisen, damit Sie das Kassenbuch anpassen können, sobald Sie herausgefunden haben, um welche Einträge es sich handelt.

Sachen, die berichtigt werden müssen

Ausstehende Schecks/Abhebungen* – das sind Schecks, die Ihr Unternehmen in das Kassenbuch eingetragen und an Lieferanten geschickt hat, die aber bis zum Abschlussdatum Ihres Kontoauszugs nicht bei der Bank eingegangen sind.

Ausstehende Einzahlungen/Belege** – hierbei handelt es sich um Zahlungen, die Sie in das Kassenbuch eingegeben haben, die aber nicht vor dem Stichtag des Kontoauszugs bei Ihrer Bank eingegangen sind.

Bankgebühren und Zinsen – hierbei handelt es sich um Gebühren, von denen Sie normalerweise erst nach Erhalt Ihres Kontoauszugs erfahren. Sie müssen diese in das Kassenbuch eintragen.

Sonstige nicht identifizierte Einträge – wenn andere Einträge in einem der beiden Dokumente fehlen, müssen Sie untersuchen, wie sie dorthin gekommen sind, und die notwendigen Anpassungen vornehmen.

• *Ausstehende Schecks/Abhebungen werden dem Abgleich hinzugefügt
• **Ausstehende Einzahlungen/Belege werden vom Abgleich abgezogen
• Wenn das Bankkonto überzogen ist, dann machen Sie es umgekehrt.

Zwei Schritte zum Abgleich des Kassenbuchs mit dem Kontoauszug

Hier ist ein Screenshot aus unserem Tutorial „Bankabstimmung – Übungen und Antworten“, in dem erklärt wird, wie man weiß, wann man das Kassenbuch anpasst und wann man ein Bankabstimmungs-Arbeitsblatt auszufüllen

Abstimmung im Kassenbuch | Tabellenblatt

Hier ist ein Beispiel für einen Abstimmungsarbeitsabschnitt unter einem Kassenbuch-Tabellenblatt für einen Monat.

Bankabstimmungsformular

Wenn Sie die Abstimmung nicht in das Kassenbuch eingeben wollen, können Sie stattdessen ein Formular verwenden, wie das folgende ausgefüllte Beispiel.

Beispiel für ein Kassenbuch und ein Arbeitsblatt für die Abstimmung

Beispiel für ein einfaches Kassenbuch

Beispiel für ein einfaches Formular für die Bankabstimmung

Buchhaltungssoftware für die Bankabstimmung

Buchhaltungssoftware, die über Abstimmungsfunktionen verfügt, macht den gesamten Prozess schnell und einfach.

Alles, was Sie tun müssen, ist

• auf den Abstimmungsbereich der Software zu klicken
• den Kontoauszug zu betrachten
• jeden Eintrag im Abstimmungsbereich der Software abzuhaken
• zusätzliche Einträge hinzuzufügen oder doppelte Einträge zu entfernen
• Drücken Sie eine Taste
• und Sie sollten einen automatischen Kontoauszug erhalten, den Sie ausdrucken (oder als PDF-Datei versenden) und in Ihr Ablagesystem einfügen können.

Oder, wenn die Software automatisch Banktransaktionen in das System importiert, sollten Sie einen Bericht erstellen können, und das System zeigt auf dem Bericht

• den tatsächlichen Banksaldo (den es aufgrund des Imports der Informationen kennt)
• gegen die Summe der Transaktionen, die Sie angekreuzt oder abgeglichen haben
• die Differenz zwischen den beiden Salden, wenn sie nicht übereinstimmen.

Bei Differenzen kann es sein, dass Sie versehentlich eine zusätzliche Transaktion manuell eingegeben haben, die bereits importiert wurde – sie ist also doppelt eingegeben – Sie müssen Ihre manuelle Eingabe löschen, um den Abgleich abzuschließen.

Buchhaltungssoftware: Kontotransaktionen

Einige Softwareanbieter haben keine eigentliche Abgleichsfunktion oder einen Bericht.

Wenn dies bei der von Ihnen verwendeten Software der Fall ist, können Sie Ihren Abgleich durchführen, indem Sie den Hauptbuchbericht für das Bankkonto suchen. Ich habe hier ein Beispiel eines Hauptbuchberichtsfensters aus der kostenlosen Software Wave Accounting eingefügt.

Drucken Sie das Hauptbuch aus (oder exportieren Sie es als PDF), wobei nur die Daten angezeigt werden, die Sie überprüfen, z. B. 1. bis 31. März.

Kreuzen Sie jede Transaktion im Hauptbuch an, die mit den Transaktionen auf Ihrem Kontoauszug übereinstimmt (kreuzen Sie auch die auf dem Kontoauszug an) und markieren oder notieren Sie alle Unterschiede in beiden Dokumenten, die sortiert werden müssen.

Beispiel (aus Wave Accounting) für Transaktionen, die mit dem Kontoauszug abgeglichen wurden