Estados de Conciliación Bancaria

¿Con qué frecuencia se deben hacer los estados de conciliación bancaria?

Los estados de conciliación bancaria generalmente se completan una vez al mes.

Sin embargo, si su negocio está muy ocupado con un gran número de transacciones podría hacerlo dos veces al mes o una vez a la semana.

De esta manera puede estar fácilmente al tanto de las conciliaciones y evitar sentirse apurado o estresado una vez al mes.

No hay «reglas» sobre la frecuencia con la que se deben preparar los estados de conciliación bancaria.

Puede hacerlo diariamente si lo desea. Trovata da 5 razones que apoyan el caso de hacer una conciliación bancaria diariamente.

También podría hacerlo semestralmente…

…¡pero sólo si tiene muy pocas transacciones comerciales para no sobrecargarse con demasiado trabajo en una sola sesión!

También es importante tener en cuenta que nunca debe conciliar un extracto bancario con la fecha de hoy, porque el día de hoy aún no ha terminado y su saldo final podría cambiar al final del día.

Lo más actualizado que puede hacer una conciliación es a la fecha de ayer (es decir, hasta el día antes de preparar una conciliación).

Cómo hacer conciliaciones bancarias

Dónde hacerlas

Opciones sobre dónde hacerlas:

1. Introducir un resumen de conciliación debajo del mes correspondiente en la hoja de cálculo del libro de caja, o
2. Preparar un formulario de conciliación bancaria en otra hoja de papel, o
3. Invertir en un software de contabilidad que tenga capacidad de conciliación.

Si lleva un libro de caja manual, debe cotejar cada entrada del libro de caja con cada entrada del extracto bancario.
Puede poner una pequeña marca en el extracto bancario junto a la entrada y poner una marca o una «R» de conciliado en el *libro de caja junto a la entrada correspondiente.

Si hay entradas adicionales en el libro de caja que no aparecen en el extracto bancario, o viceversa, debe resaltarlas o marcarlas con un círculo para poder ajustar el libro de caja una vez que descubra de qué se trata.

Cosas que requieren ajuste

Cheques pendientes/retiros* – son cheques que su empresa ha introducido en el libro de caja y enviado a los proveedores pero que no aparecieron en el banco en la fecha de cierre de su extracto bancario.

Depósitos/recibos pendientes** – son pagos que ha recibido en la libreta, pero que no fueron depositados en su banco antes de la fecha de cierre del extracto bancario.

Cargos e intereses bancarios – son cargos que normalmente sólo conoce después de recibir su extracto bancario. Tendrá que introducirlos en el libro de caja.

Otros asientos no identificados: si faltan otros asientos en cualquiera de los dos documentos, tendrá que investigar cómo han llegado a ellos y hacer los ajustes necesarios.

• *Los cheques/retiros pendientes se añadirán a la conciliación
• ** Los depósitos/recibos pendientes se deducirán de la conciliación
• Si la cuenta bancaria está en descubierto, entonces hágalo al revés.

Dos pasos para cuadrar el libro de caja con el extracto bancario

Aquí hay una captura de pantalla de nuestro tutorial de Ejercicios y Respuestas de Conciliación Bancaria que explica cómo saber cuándo ajustar el Libro de Caja frente a cuándo completar una hoja de trabajo de conciliación bancaria

Conciliación en el libro de caja | hoja de cálculo

Aquí hay un ejemplo de una sección de trabajo de conciliación debajo de una hoja de cálculo del libro de caja para un mes.

Formulario de conciliación bancaria

Si no desea introducir la conciliación en el libro de caja, puede utilizar un formulario en su lugar, como el ejemplo completado a continuación.

Ejemplo de libro de caja y hoja de conciliación

Ejemplo de libro de caja simple

Ejemplo de formulario de conciliación bancaria simple

Software de contabilidad de conciliación bancaria

El software de contabilidad que tiene capacidades de conciliación hace que todo el proceso sea rápido y fácil.

Todo lo que tiene que hacer es

• hacer clic en la sección de conciliación del software
• pasar la vista por el extracto bancario
• marcar cada entrada en la sección de conciliación del software
• añadir las entradas adicionales o eliminar las duplicadas
• .y debería obtener un extracto de conciliación bancaria automatizado que puede imprimir (o enviar a pdf) y colocar en su sistema de archivo.

O, si el software importa automáticamente las transacciones bancarias al sistema, debería poder producir un informe y el sistema mostrará en el informe

• cuál es el saldo bancario real (que conoce debido a la importación de la información)
• frente al total de las transacciones que ha marcado o conciliado
• la diferencia de los dos saldos si no coinciden.

Las diferencias pueden deberse a que accidentalmente ha introducido manualmente una transacción extra que ya había sido importada – por lo que se ha introducido doblemente-, por lo que debe eliminar su entrada manual para que la conciliación se equilibre.

Transacciones de la cuenta del software de contabilidad

Algunos proveedores de software no tienen una función o informe de conciliación real.

Si este es el caso con el software que está utilizando puede procesar su conciliación encontrando el informe del libro mayor para la cuenta bancaria. He incluido aquí un ejemplo de una ventana de informe del libro mayor del software gratuito Wave Accounting.

Imprima (o exporte a pdf) el libro mayor mostrando sólo las fechas que está comprobando, por ejemplo, del 1 al 31 de marzo.

Marque cada transacción del libro mayor que coincida con las transacciones del extracto bancario (marque también las del extracto bancario) y resalte o anote cualquier diferencia en ambos documentos que deba ser ordenada.

Ejemplo (de Wave Accounting) de transacciones que han sido comprobadas con el extracto bancario