Ajan estäminen: mitä se on ja miten se tehdään (plus sovellukset)

Erikoislaatuinen yrittäjä Elon Musk onnistui aina löytämään aikaa lapsilleen, samalla kun hän työskenteli yli 120 tuntia viikossa ja suunnitteli NASA:n kanssa Marsin kolonisoimista – kiitos ajanhallintatekniikan nimeltä ajan estäminen.

Tässä on kaikki, mitä sinun on tiedettävä tästä tuottavuusstrategiasta, joka auttaa sinua toteuttamaan suuria suunnitelmia, mutta silti viettämään aikaa läheisten kanssa:

• Mitä on ajan estäminen?
• Miten blokkaat aikataulusi
• Ajan blokkausvinkkejä
• Ajan blokkaussovellukset

Mitä on ajan blokkaus?

Ajan blokkaus eli kalenteri- eli kalenteriblokkaus tarkoittaa sitä, että määrittelet tietyt aikablokit elämäsi tehtäville, tapahtumille ja aktiviteeteille ja ajoitat ne sitten kalenteriisi. Voit aikatauluttaa ja seurata aikalohkoja sekä työtehtäviä että henkilökohtaisia tehtäviä varten.

Tämän ajanhallintatekniikan ydin on yksinkertainen:

1. Lisää kaikki päivittäiset tai viikoittaiset tehtävät tehtävälistalle
2. Valitse kalenteristasi tietyt aikavälit ja varaa ne tehtäviä varten
3. Työstä tehtäviä määrättyjen aikalohkojen aikana, ja pyri saamaan ne valmiiksi ennen kuin on seuraavan aikalohkon aika

Kuten mainittiin, Elon Musk teki tämän ajanhallintatekniikan suosituksi – hän työskenteli usein 5 minuutin aikalohkoissa toimiessaan Teslan ja SpaceX:n vt. puheenjohtajana. Sen lisäksi, että ajan estäminen auttoi häntä johtamaan menestyksekkäästi kahta kolossaalista yritystä, se auttoi Muskia myös harrastamaan liikuntaa kahdesti viikossa ja viettämään noin neljä päivää viikossa laadukasta aikaa lastensa kanssa.

Miten estät aikataulusi ajallisesti

Nyt kun olet ymmärtänyt ajan estämisen ytimen, seuraavassa kerrotaan, miten se toimii tarkemmin.

Ajan estämiseen kuuluu 4 päävaihetta, joita sinun on noudatettava:

• Suunnittele kaikki
• Määrittele aikalohkot
• Toteuta aikataulusi
• Testaa ja tarkista

Suunnittele kaikki

Tämän ensimmäisen vaiheen avulla kaikki lähtee liikkeelle – siinä sinun on ensin ideoitava kaikki tehtävät, joita sinulla saattaa olla tällä viikolla työstettävänä, ja edetä sitten alaspäin siitä.

Kun olet saanut aivoriihen valmiiksi, huomaat todennäköisesti, että olet listannut useita tehtäviä, jotka eivät ole ensisijaisia tai joiden määräaika on kaukana – jätä nämä tehtävät toistaiseksi pois ja pyri rajoittamaan päivittäiset aikataulusi 3-5 ensisijaiseen tehtävään päivässä.

Nämä ensisijaiset tehtävät voivat olla toistuvia tehtäviä, joita hoidat päivittäin, kuten tärkeisiin sähköposteihin vastaaminen tai asiakaspuheluiden käsittely. Tai ne voivat olla tehtäviä, joita hoidat silloin tällöin, kuten kiireellisten hallintotehtävien hoitaminen tai tutkimusta uutta projektiasi varten.

Joka tapauksessa varmista, että korostat nämä ensisijaiset ja väistämättömät tehtävät tehtävälistallasi. Voit jopa lisätä kullekin tehtävälle aika-arvion, jotta seuraava vaihe olisi helpompi.

Lisäksi voit helpottaa asioita jakamalla nämä tehtävät pienempiin tehtäviin, jos mahdollista. Sen sijaan, että osoittaisit esimerkiksi 1 tunnin tehtävälle ”sähköposteihin vastaaminen”, laske sinä päivänä saamiesi sähköpostien määrä ja varaa kullekin sähköpostille 5 minuuttia. Näin vältät sen, että tuhlaat 10 minuuttia yhteen sähköpostiin ja sitten kiirehdit viimeistelemään seuraavan sähköpostin kahdessa minuutissa (mikä johtaa lukuisiin virheisiin) vain siksi, että pysyt epäkäytännöllisessä aikalohkossasi.

Kun olet valinnut prioriteettisi ja koonnut kattavan tehtäväluettelon, on aika määritellä täsmälliset aikalohkot ja merkitä ne kalenteriisi.

Määrittele aikalohkot

Kakkosvaiheessa aika on tärkein osatekijä – sinun on päätettävä:

• Milloin sinun täytyy blokata aikaa, määrittelemällä tarkat alku- ja loppuajat
• Kuinka pitkäksi aikaa sinun täytyy blokata aikaa, määrittelemällä tehtävän kesto

Vastaillessasi näihin kysymyksiin muista, että kullekin tehtävälle on olemassa optimaaliset aikajaksot ja kestot – sinun täytyy vain selvittää ne.

Milloin sinun täytyy blokata aikaa

Sirkadiaanisen rytmin tieteen mukaan jokaisella toiminnalla on sopiva hetki – on olemassa ihanteellinen aika nukkumiselle, syömiselle, rentoutumiselle ja prioriteettien työstämiselle. Ellei sinulla siis ole muuta vaihtoehtoa (tai ellei tämä käytäntö ole sinulle luonteva), sinun ei pitäisi nukkua kahdeksan tuntia päivällä ja aloittaa sitten tärkeimpien tehtävien työstämistä kolmelta aamulla.

Sinulla on todennäköisesti jo historiaa opiskelusta tai työskentelystä, joten tiedät luultavasti jo, milloin on ihanteellinen aikasi työskennellä – aika, jolloin olet valppaimmillasi, keskittyneimmilläsi ja todennäköisimmin kykenet keskittymään työhösi ilman häiriötekijöitä. Tämä on aika, jolloin sinun tulisi ajoittaa ensisijaiset työtehtäväsi – ajoita muut työtehtävät, joko työ- tai henkilökohtaiset, tämän ”parhaan” ajan ympärille, eri aikaväleille.

Vaihtoehtoisesti voit ajoittaa tärkeimmän, kiireellisimmän tai yksinkertaisesti vaikeimman tehtäväsi ensimmäiseksi aamulla – tämä käytäntö tunnetaan nimellä ”sammakon syönti”, ja sen avulla voit tyhjentää loput päiväaikataulustasi miellyttävämpiä tehtäviä varten mahdollisimman pian.

Kuinka pitkäksi ajaksi sinun täytyy blokata aikaa

Ultradiaanisen rytmin tieteen mukaan ihmisten mieli toimii 90 minuutin sykleissä – ja suositun Pomodoro-periaatteen mukaan sinun pitäisi jakaa työpäiväsi 25 minuutin työaikaan ja 5 minuutin taukoaikaan.

Mitä saamme tästä?

Noh, ensinnäkään sinun ei pitäisi koskaan määritellä aikalohkolle yli 90 minuuttia – tiede osoittaa, ettet voi keskittyä yhteen toimintaan ilman taukoa yli puolitoista tuntia laadukkaasti.

Sekä ultradiaanisen rytmin tiede että Pomodoro-ajanhallintatekniikka vaativat sinua pitämään usein taukoja – vähintään 5 minuutin taukoja jokaisen työskentelyjakson jälkeen. Jos 90 nonstop-minuuttia työntekoon on mielestäsi liikaa, voit sen sijaan valita aikalohkoiksi 25 minuuttia – tämä aika on tarpeeksi pitkä, jotta voit keskittyä johonkin asiaan täysin, mutta tarpeeksi lyhyt, jotta et väsytä itseäsi.

Tai voit yhdistellä näitä kahdenlaisia määrättyjä aikalohkoja työtehtävien tyypin mukaan – 90 minuuttia vaativampiin tehtäviin ja 25 minuuttia vähemmän vaativiin tehtäviin.

Nämä ovat vain tieteellisesti perusteltuja ehdotuksia aikalohkojesi määrittelyyn – voit ehkä halutessasi käyttää omia mukautettuja aikalohkoja.

Kun olet päättänyt, miten käsittelet aikalohkosi, lisää ne yksinkertaisesti kalenteriisi.

Toteuta aikataulusi

Kun olet valinnut mitä ja määrittänyt milloin ja kuinka pitkäksi aikaa, sinun on ”toimittava” lupaustesi mukaan ja noudatettava aikatauluasi.

Aloita ensimmäisestä aikalohkostasi – aloita sen työstäminen määrättyyn alkamisaikaan ja lopeta sen työstäminen määrättyyn päättymisaikaan. Toista sitten, kunnes olet saavuttanut tämän päivän aikataulun loppuun.

Tämä saattaa tuntua helpoimmalta vaiheelta aikalohkomisprosessissa – olet laatinut perussäännöt, nyt sinun on vain noudatettava niitä. Aikataulusi mukaan toimimisesta tulee kuitenkin helppoa ja yksinkertaista vasta sitten, kun selvität, toimivatko määrätyt aikalohkosi tosielämässä – ja tässä kohtaa tarkistusvaihe astuu kuvaan.

Testaa ja tarkista

Kun alat työstää aikalohkojasi, on parasta, että seuraat niiden aikaa työskennellessäsi – näin tiedät, ovatko jotkin aikalohkosi liian lyhyitä tai pitkiä, ja pystyt tarkistamaan ja viimeistelemään niitä jatkossa.

Esimerkiksi blokkaat kaikille tehtävillesi 25 ja 90 minuuttia, ja ajanseurantatulokset kertovat, että tämä toimii noin 80 % ajasta – mutta huomaat myös, että joihinkin tehtäviin menee paljon enemmän tai vähemmän aikaa.

Ehkä huomaat, että tehokkaat kokoukset kestävät tyypillisesti 15 minuuttia ja että tuhlaat loput 10 minuuttia yrittäessäsi noudattaa määrättyä aikablokkiasi.

Ehkä huomaat, että ohjelmasi kriittisten vikojen korjaamiseen kuluu kaksi tuntia, joten aikataulusi jää puoli tuntia vajaaksi.

Niin tai näin, sinun kannattaa muuttaa lähestymistapaasi – kun seuraavan kerran laadit aikataulua, käytä todellisen ajanseurannan tuloksia kunkin tehtävän osalta aikalohkojen määrittämiseen. Ajanseurannan avulla sinulla on jo todisteita siitä, että ne toimivat, joten tiedät, että saat tehtävät valmiiksi aikataulussa.

Lisävinkkejä ajan estämiseen

Luo ajan estämismalleja

Ajan estäminen kalenterissasi voi viedä aikaa, mutta nopeutat asioita, jos luot ajan estämismalleja – voit luoda tyhjiä aikavälejä, joissa on alku- ja loppuajat, ja täyttää ne tehtävillä sitä mukaa, kun sinulle annetaan tehtäviä.

Varaa tyhjiä aikavälejä jokapäiväisille toiminnoillesi – varaa esimerkiksi ajat, jolloin harrastat liikuntaa, käyt aamusuihkussa ja syöt aamiaista.

Varaa myös tyhjiä aikavälejä ensisijaisille tehtävillesi – jos olet laskenut biologisen parhaimman aikasi, ymmärrät, milloin tehokkain aikaikkunasi on, ja tiedät varata nämä valmiit aikavälit aina ensisijaisille tehtävillesi.

Seuraa teemapäiviä

Voit tehdä erilaisia tehtäviä päivän aikana, tai voit määritellä teemapäiviä, jolloin hoidat vain tietyntyyppisiä tehtäviä – Twitterin toimitusjohtaja Jack Dorsey noudattaa tätä käytäntöä, joten hän käyttää kokonaisia tiistaipäiviä tuotteisiin liittyviin toimiin ja kokonaisia keskiviikkoipäiviä markkinointiin liittyviin toimiin.

Seuraavana esimerkkinä voit blokata omia viikonpäiviäsi vain tietyille tehtäville – blokkaa esimerkiksi maanantait kokouksia ja asiakaspuheluita varten, tiistaisin tutkimustoimintaa ja keskiviikkoisin hallintoa varten.

Siten uppoudut täysin yhdenlaiseen toimintaan, vältät multitaskingin ja varmistat, että sinulla on tämäntyyppiseen tehtävään tarvittavat välineet ja materiaalit.

Pysy joustavana

Jäykässä aikataulussa pitäytyminen varmistaa, että saavutat kaiken asialistallasi olevan, mutta entä jos jotain odottamatonta ilmaantuu?

Välttääksesi yllätykset, jotka pilaavat aikataulusi, varmista, että varaat joka päivä vähintään tunnin odottamattomia tehtäviä varten – jos jotain odottamatonta tapahtuu, olet turvassa, ja jos ei tapahdu, sinulla on ylimääräinen tunti aikaa työstää jo suunniteltuja prioriteettejasi hieman lisää.

Ajanestosovellukset

Kun olet ymmärtänyt kaiken tarvittavan ajanestosta, tarvitset oikeat ”välineet”, jotta harjoittelu olisi nopeaa ja tehokasta – lyhyesti sanottuna tarvitset mm:

• Ajanseurantalaite, jolla voit seurata toimintojesi aikaa reaaliajassa, ymmärtää, kuinka paljon aikaa tarvitset kunkin tehtävän suorittamiseen, ja määritellä tarkat aikalohkot kalenteriisi
• To-do-sovellus, tehtävienhallintasovellus, organisointisovellus tai suunnittelija, joka auttaa sinua ymmärtämään ja pitämään silmällä tämän päivän tärkeimpiä tehtäviään paremmin, tai minkä tahansa tulevan ajanjakson
• Kalenterisovellus, mieluiten määräaikaisuus- ja muistutusominaisuuksilla, joka auttaa sinua suunnittelemaan aikalohkosi ja varmistamaan, että jätät itsellesi aikaa kaikkeen, mitä sinun on tehtävä

Tässä ovat parhaat sovellukset aikalohkoihin:

• Clockify – ajanseurantasovellus
• Google Calendar – klassinen kalenterisovellus
• Any.do – monipuolinen tehtävienhallinta- ja kalenteriassistentti
• Todoist – tehtävälistasovellus
• Edo Agenda – agendanjärjestäjä
• Fantastical 2 – Mac-kalenterisovellus
• Remember the Milk – tehtävälista- ja tehtävienhallintasovellus
• DigiCal – päivittäinen suunnittelija
• Things – tehtävälistasovellus
• TimeBlocks – mobiili ajanvarausohjelma, kalenteri, ja organisointisovellus
• Jorte – kalenteri ja henkilökohtainen organisoija
• Cozi – perheen organisoija

Clockify – ajanseurantasovellus

Clockify on ajanseurantasovellus, jossa on tehokkaat ajanlukitusominaisuudet – pystyt seuraamaan aikataulutettuihin aikalohkoihisi käyttämääsi aikaa työskennellessäsi niitä, ja selvittää, tarvitseeko sinun tehdä tarkistuksia samoihin aikalohkoihin tulevaisuudessa.

Pystyt mm:

• seurata aikaa reaaliajassa, tarkalleen sekunnille, joka sinulta todella kuluu tehtävän suorittamiseen
• Lisätä aikataulutettuihin aikalohkoihin jo käyttämäsi aika manuaalisesti Time Tracker -sivulla tai työaikataulunäkymässä
• Tehdä arvioita aikalohkoistasi ja verrata, toteutuuko arviosi todella
• Analysoida projekteihin ja työtehtäviin käyttämääsi aikaa Weeklyssä, Yksityiskohtaisissa ja yhteenvetoraporteissa
• Käytä integraatiota Google-kalenteriin ja seuraa aikataulutettuihin tapahtumiin ja tehtäviin käytettyä aikaa poistumatta Google-kalenterista

Pystyt myös määrittelemään 4 erityyppistä tuntihintaa ja laskemaan aikataulutettuihin aikalohkoihin käyttämäsi ajan automaattisesti tuloiksi sovelluksen Raportit-osiossa.

Available for: Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox

Google Calendar – klassinen kalenterisovellus

Google Calendar on klassinen kalenterisovellus, jonka avulla voit aikatauluttaa tapahtumia, tehtäviä ja muistutuksia visuaalisissa aikalohkoissa – kukin kalenterimerkintä edustaa aikalohkoa.

Pystyt mm:

• Luo erilaisia, värikoodattuja kalentereita elämäsi eri osa-alueille
• Suunnittele keskittyneen ajan jaksoja ja aikatauluta muistutuksia toistuvista aikalohkoista/tehtävistä
• Suunnittele kokouksia ryhmien kanssa silloin, kun kaikki ovat käytettävissä analysoimalla ehdotettuja aikoja
• Lisää tapahtumia ja aikatauluta kokouksia joukkuetovereidesi kanssa eri puolilta maailmaa
• Määritä täsmälliset työaikasi, jotta tiimitoverisi tietävät, milloin olet tavoitettavissa
• Työpöytäilmoitusten ottaminen käyttöön, jotta sinua muistutetaan asialistasi seuraavasta aikalohkosta/tehtävästä

Google-kalenterin korostusominaisuus auttaa muistuttamaan sinua päivittäisestä asialistastasi – joka aamu ennen työpäiväsi alkua (noin kello 5:n aikoihin) saat automaattisen sähköpostiviestin, jossa on yhteenveto tapahtumista/muistutuksista/tehtävistä, jotka odottavat sinua sinä päivänä.

Available for:

Any.do – monipuolinen tehtävienhallinta- ja kalenteriassistentti

Any.do on monipuolinen tehtävienhallinta- ja kalenteriassistentti, jossa on klassisen kalenteri-, muistutus- ja suunnittelusovelluksen ominaisuudet. Voit suunnitella ja toteuttaa ajanvarausaikataulusi sekä tehdä yhteistyötä muiden kanssa yhteisessä ajanvarausjärjestelmässä.

Keskeisesti saat mm. seuraavat ominaisuudet:

• Lisää tehtäviä, priorisoi oikeat tehtävät, järjestä ne listoiksi ja jaa ne osatehtäviin
• Hallitse jaettuja projekteja
• Määrittele toistuvia tehtäviä ja aseta niille muistutuksia
• Lisää tapahtumia ja tehtäviä kalenteriin, ja nauti sitten niiden yhdistetystä näkymästä, joka korostaa kiireisiä tuntejasi ja vapaa-ajan lohkojasi
• Saat kaikki alemman prioriteetin tehtävät ajoitettua uudelleen automaattisesti, jotta tärkeimmille tehtäville jää enemmän tilaa

Tämän kalenterisovelluksen kohokohtia ovat sen äänikomento-ominaisuudet – saat tilaisuuden lisätä tapahtumia ja tehtäviä sanelemalla, kysyä tämän päivän esityslistan etänä sekä käsitellä tehtävälistojasi kädet vapaina.

Available for: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox

Todoist – tehtävälistasovellus

Todoist on ehdoton tehtävälistasovellus, joka tarjoaa lukuisia tehtävienhallintaominaisuuksia sekä useita integraatioita ja synkronointimahdollisuuksia.

Todoistissa voit mm:

• Luo tehtäviä ja toimeksiantoja ja ryhmittele ne projekteiksi
• Määritä tehtävien määräaika
• Järjestä tehtävät prioriteettitason mukaan värikoodattujen lippujen avulla
• Luo ja hallitse tehtäväluetteloita
• Yhteistyöskentele projektien ja tehtävien parissa toisten kanssa
• Lataa lisämateriaalia tehtäviin, ja lisätä niihin valaisevia kommentteja

Todoist tarjoaa pyöreämmän tehtävienhallintakokemuksen kuin useimmat samankaltaiset sovellukset antamalla sinun käsitellä projektejasi aikalohkoina kalenterinäkymässä ja Gantt-kaavioina – voit tarkastella kaikkia projektejasi kartoitettuna niiden määräaikoihin, projektin suoritteisiin ja riippuvuuksiin.

Available for: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Chrome, Firefox, Safari, Apple Watch, Android Wear

Edo Agenda – asialistanjärjestäjä

Edo Agenda on asialistanjärjestäjä ja henkilökohtainen työtila, joka on tarkoitettu auttamaan sinua olemaan tuottavampi ja samalla jättämään sinulle riittävästi aikaa harjoitella luovaa puolta luovien tehtävien parissa.

Asialistanjärjestäjän tärkein elementti on päiväkirjanäkymä – siinä voit määritellä tehtäviä, lisätä niille muistutuksia ja ryhmitellä niitä tyypin tai projektin mukaan. Jos tehtävä ei liity muihin tehtäviin (tai sillä ei ole lopullista määräaikaa), voit määritellä sen ”kelluvaksi” ja laittaa sen niiden tehtävien ryhmään, joilla ei ole aihetta tai määräaikaa.

Tämäkin sovellus synkronoituu saumattomasti Google-kalenterin kanssa, joten sinulla ei ole vaikeuksia muuntaa suunnitelmasi, tehtäväsi ja tapahtumasi suoraviivaisiksi kalenterin aikalohkoiksi.

Edo Agenda -sovelluksen kohokohta on se, että voit liittää tehtäviisi kuvia – esimerkiksi kun luot ostoslistaa, voit käyttää kuvia viitteenä ruokatarvikkeisiin ja tarkistaa ne tavallisten kirjoitettujen kohteiden sijasta.

Saatavilla:

Valmis:: Fantastical 2 – Mac-kalenterisovellus

Fantastical 2 on Mac-yksinoikeudella toimiva kalenterisovellus, jossa on tavanomaiset aikatauluystävälliset kalenteriominaisuudet – voit järjestää aikataulusi uudelleen tiimiprioriteettien mukaan, mutta myös kopioida tapahtumia eri kalentereissa ja tarkastella viikoittaista päiväjärjestystäsi parilla klikkauksella.

Pystyt mm:

• Katsella karttoja, joissa näkyvät paikat, joihin olet ajoittanut tapahtumia
• Hyödyntää erilaisia kalenterikokonaisuuksia, joiden tarkoitus on auttaa parantamaan aikatauluttamistasi
• Luo muistutuksia aikarajoitetuille tapahtumillesi ja tehtävillesi silmänräpäyksessä aloittamalla lauseen sanoilla ”muistutus” tai ”Muistuta minua”
• Nautiskella täydellisestä kalenterinäkymästä, jossa näkyvät päiväkohtaisesti ajoittamasi aikarajat, viikoksi, kuukaudeksi tai vuodeksi

Sovelluksen kohokohta on sen Mini-ikkuna – tämä Fantastical 2 -ikkuna asuu valikkorivilläsi, ja sen avulla voit luoda, tarkastella ja muokata tapahtumia, tehtäviä ja muistutuksia nopeammin.

Available for: Mac

Remember the Milk – tehtävälista- ja tehtävienhallintasovellus

Remember the Milk on tehtävälista- ja tehtävienhallintasovellus, jonka tarkoitus on auttaa sinua hoitamaan tehtävälistojasi – etenkin jos sinulla on kiireinen aikataulu ja unohdat todennäköisesti tärkeysjärjestyksessä olevat asiat (kuten maidon ostamisen).

Pystyt mm:

• Merkitä tehtävät ja to-dot yksinkertaiseen työtilaan
• Määritä muistutukset kullekin tehtävälle ja aseta ne saapumaan sinulle Twitterin, tekstiviestin tai sähköpostin välityksellä
• Jaa listoja ja delegoida tehtäviä muille
• Organisoida ja luokitella tehtäviään kiireellisyystasoilla, tunnisteilla, määräajoilla ja muulla
• Hakemaan tehtäviä, muistiinpanoja ja tallenna tärkeimmät haunne ”älykkäiksi listoiksi”, jotta niihin pääsee helpommin käsiksi

Muistiinpanoluettelon ylivoimainen ominaisuus on sen äskettäinen integraatio Google Assistantin kanssa – kun ohjeistat Assistantia lisäämään tehtävän listaan, Assistant ilmoittaa sinulle, kun tehtävä on erääntynyt. Käyttämällä samanlaista komentoketjua voit ohjeistaa Assistantia delegoimaan tehtävän kollegalle tai ystävälle.

Saatavissa:

Available for: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal – päivittäinen suunnittelija

DigiCal on ytimeltään suoraviivainen päivittäinen suunnittelija, mutta siinä on useita kalenterinäkymiä, widgettejä, kalenteriluettelo ja integraatioita useiden merkittävien verkkokalenterien kanssa.

Tässä sovelluksessa pääset mm:

• Suunnittele tapaamiset ja katso niitä sitten 7 eri kalenterinäkymässä, mukaan lukien päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen tai esityslistan yleiskatsaus tapahtumiin
• Hyvinvoi 6 toiminnallista widgettiä ja 9 esiasetettua teemaa
• Synkronoi ja suunnittele oma aikataulusi TV:n virallisten aikataulujen mukaan – rastita aikasi estetyt tehtävät, mutta älä myöskään koskaan missaa tärkeää peliä sen takia
• Synkronoi suosituimpien verkkokalentereiden, kuten Google-kalenterin, Exchangen ja Outlookin kanssa.com

Tämän sovelluksen erottuva ominaisuus on sen sääennuste, mikä tekee siitä täydellisen kumppanin ulkokuvaajille – voit koordinoida ulkoilmatapahtumia ja tehtäviä ulkolämpötilan, pilvien, tuuliolosuhteiden sekä auringonnousu- ja -laskuajankohtien mukaan.

Available for: Android

Things – tehtävienhallintasovellus

Things on toinen tehtävienhallintasovellus, jossa on päiväkirjamainen näkymä – voit tehdä tehtävälistoja, koota ostos- ja ostoslistoja, tarkastella tehtäviä ryhmiteltynä projekteittain ja lisätä niihin muistiinpanoja. Ja kaikki tämä Getting Things Done -menetelmän mukaisesti.

Voit varata aikaa tapahtumille yksinkertaisessa kalenterinäkymässä ja ryhmitellä ne sitten tyypin mukaan – työ, henkilökohtainen, perhe tai mikä tahansa muu haluamasi luokittelu.

Pystyt myös:

• Kerätä tehtäviä, joita ei ole vielä luokiteltu, ja tallentaa ne sovelluksen Saapuneet-osiossa
• Luo projekteja, lisätä vastaavia tehtäviä, joihin voit merkitä rastin, ja jakaa ne sitten alaotsikoihin, hallinnoinnin helpottamiseksi
• Luo alueita ja ryhmittele toisiinsa liittyvät projektit yhteen

Tämän sovelluksen kohokohta ovat sen aikataulutusominaisuudet – voit ryhmitellä tehtäviä sen mukaan, mihin kellonaikaan ne on hoidettava:

• Tänään – osio, jossa ovat kaikki kyseisen päivän prioriteettisi
• Illalla – osio, jossa ovat kaikki prioriteettisi, joita et aio käsitellä ennen iltaa
• Tulevat – osio, jossa ovat lykätyt ja automaattisesti luodut tehtävät
• Jokatapauksessa – tehtävät, joita varten et todellakaan ole vielä varannut aikaa, mutta voit hoitaa ne milloin tahansa
• Someday – lisää tehtäviä, joille et todellakaan ole vielä varannut aikaa, mutta jotka on tehtävä tiettyyn aikaan

Available for: Mac, iOS

TimeBlocks – mobiili planner, kalenteri ja organisointisovellus

TimeBlocks on mobiili planner- ja kalenterisovellus, joka on tarkoitettu auttamaan sinua virtaviivaistamaan työ- ja henkilökohtaista aikataulutusta.

Pystyt mm:

• suunnitella tapahtumia, to-doja ja määritellä niihin liittyviä muistioita ja hälytyksiä
• raahata & pudottamalla & näitä tapahtumia ja to-doja kalenteriin ja kalenterista sekä muokata niitä helposti
• tallentaa, järjestää ja analysoida kokemuksia elämästäsi
• asettaa muistutuksia syntymäpäiville, lomille ja perheen vuosipäiville, ja tapahtumia
• katsele kalenteritapahtumien ja -tehtävien graafisia esityksiä piirakkakaavioina

Tämän sovelluksen värikoodausominaisuudet tekevät siitä erityisen kokeilemisen arvoisen – voit määritellä kalenterit ja tehtävät haluamillasi väreillä sekä ryhmitellä toisiinsa liittyviä tehtäviä ja tapahtumia värien mukaan helpottaaksesi kalenterissa navigointia.

Available for: Android, iOS

Jorte – kalenteri ja henkilökohtainen organisoija

Jorte on pohjimmiltaan kansainvälinen henkilökohtainen organisoija ja tapahtumakalenteri – sitä on tituleerattu markkinoiden täydellisimmin toimivaksi kalenterisovellukseksi, ja sen ominaisuudet kyllä viittaavat siihen.

Pystyt mm:

• lisätä tapahtumia, tehtäviä ja muistutuksia tapahtumakalenteriisi
• seurata tehtävien suorittamiseen tai tapahtumaan osallistumiseen jäljellä olevien päivien määrää lähtölaskentaominaisuuden avulla
• nauttia kuukausi-, viikko- ja päiväkohtaisesta näkymästä tapahtumiin, tehtäviin ja muistutuksiin, jotta saat täydellisen käsityksen täydellisestä aikataulustasi
• korosta aikarajoituskokemustasi personoimalla fonttisi (useimmat OTF- ja TTF-fontit tuettuina)
• hyödynnä kuukalenteria

Jorte-ohjelman kenties ylivoimaisimpia ominaisuuksia ovat sen synkronointiominaisuudet – voit synkronoida sen Googlen kalenterin, Evernote-ohjelman ja Microsoft Office 365:n kanssa.

Pystyt lisäksi nauttimaan näistä ominaisuuksista yli 25 kielellä, kuten kiinaksi, ranskaksi, saksaksi, mutta myös katalonialaiseksi ja kreikaksi:

Cozi on kalenterisovellus, jonka tarkoitus on auttaa sinua varaamaan aikaa ja järjestämään perheeseen liittyviä aktiviteetteja – voit lisätä aktiviteetteja tehtävälistalle, synkronoida ne muiden perheenjäsenten käytettävissä olevien aikavälien kanssa sekä asettaa muistutuksia, jotta kaikki pysyvät aina ajan tasalla.

”Perhejärjestäjä”-merkintänsä mukaisesti voit mm:

• Luo, jaa ja katsele yhteisiä ostos- ja ruokalistoja
• Kirjoita muistiin eikä unohda koskaan perheen merkkipäiviä, sunnuntaigrillijuhlia tai syntymäpäiväjuhlia
• Pitäkää perhepäiväkirjaa, ja taltioi perhehetket, joille olet blokannut aikaa
• Blokkaa aikaa toistuville tapahtumille ja hoida ne aikataulun mukaan

Jos asennat sovelluksen näytön widgetin, pääset myös käsiksi kaikkiin jaettuihin kalentereihisi, tehtävä- ja ostoslistoihisi mahdollisimman nopeasti.

Available for: Web, iOS, Android

…Loppujen lopuksi, onko ajanesto sinulle sopiva ajanhallintatekniikka?

Lyhyesti sanottuna – kyllä.

Ajan estämisen ajanhallintatekniikassa on useita etuja, joten se on täydellinen valinta silloin, kun etsit helppoa tapaa suunnitella ja hallita henkilökohtaisia ja työtehtäviäsi (ja varmistaa, etteivät ne osu päällekkäin):

Se pakottaa keskittymään prioriteetteihin

Kun teet alustavaa suunnitelmaa ajan estämistäsi, tunnet haluavasi varata mahdollisimman paljon ja laadukasta aikaa tärkeimpiin tehtäviisi. Tunnet myös tarvetta varata aikaiset aamuajat sekä tärkeille että kiireellisille tehtäville.

Se vähentää viivyttelyä ja häiriötekijöitä

Kun sinulla on kalenterissasi aikataulutettu tehtävä määrättyine aloitus- ja lopetusajankohtineen, tunnet tarvetta noudattaa tai jopa päihittää määrättyä ajankohtaa, joten on epätodennäköisempää, että viivyttelet tai joudut häiriötekijöiden uhriksi.

Se saa sinut suhtautumaan realistisesti aikaasi ja työhösi

Se, että sanot saavasi projektiluonnoksen valmiiksi tänään, on parhaimmillaankin optimistinen arvaus, ellet ole kirjannut tätä tehtävää aikatauluusi ja arvioitua aikaa, joka siihen kuluu – ja aikalohkot antavat sinulle juuri tämän.

Se auttaa sinua pitämään kirjaa siitä, miten käytät aikaasi

Ajan lohkomisella jaat päiväsi pohjimmiltaan ennalta määritettyihin aikaväleihin – esimerkiksi 1 tunti hallinnollisiin töihin, 1 tunti päivittäisiin sähköposteihin vastaamiseen ja 3 tuntia siihen, kun sinun on laadittava projektiehdotus.

Samoin kuin kalenteriisi blokkaamasi aika toimii ohjenuorana selviytyäksesi täyteen ahdetusta tehtävälistastasi, se toimii myös muistutuksena siitä, mitä olet tähän mennessä saanut aikaan ja kuinka paljon aikaa olet käyttänyt tiettyihin tehtäviin. Näiden tietojen avulla voit miettiä aikatauluasi uudelleen ja sitä, estääkö neljän tunnin päivittäinen kokouksiin osallistuminen sinua keskittymästä muihin tärkeämpiin asioihin.

Se auttaa sinua saamaan aikaa kaikelle

Jos olet huolissasi siitä, ettet ole viettänyt tarpeeksi aikaa lastesi kanssa viime aikoina, varaa joka päivä oma aikalohko vain heille.

Jos sinulla on tärkeä perheillallinen joskus lähiaikoina, varaa ilta sinä päivänä sitä varten, äläkä anna minkään tekosyyn estää sinua osallistumasta siihen.

Jos haluat työskennellä jonkin luovan harrastuksen parissa, varaa sille tunti viikossa ja pidä kiinni tästä ajasta.

Tämä on yksi tämän ajanhallintatekniikan suurimmista eduista – et ainoastaan varaa ja säästä riittävästi aikaa työtehtäviisi, vaan säästät aikaa myös rentoutumiseen, harrastuksiin, perheeseen ja ystäviin tai mihin tahansa haluamaasi.