Vanhentunut tuote – tarvitsee päivityksiä pysyäkseen kilpailukykyisenä
Kokonaisuutena tämä on loistava ohjelmistovaihtoehto, jota yritykset voivat käyttää, jos ne eivät tarvitse kovin vankkoja tietoturvaominaisuuksia (esim. HIPPA/FERPA) vaihtoehtoja. Useiden tiimien ja yritysten on erittäin helppo työskennellä yhdessä asiakirjojen tallentamiseksi ja nähdä, mitä versiota asiakirjasta he katsovat. Ohjelmisto on helppo synkronoida työpöydän kanssa ja varmistaa aina, että verkkoversio ja työpöytäversio ovat samat. On myös helppo nähdä kommentit ja se, kuka on päivittänyt asiakirjan viimeisimmän version. Asiakirjojen järjestämistapa kaipaisi hiukan parannusta, mutta kaiken kaikkiaan tämä on hyvä tuote, joka voi säilyttää paljon asiakirjoja samassa paikassa ja johon pääsee käsiksi mobiililaitteella ja työpöydällä hyvin yksinkertaisella tavalla. Mitään asetuksia ei tarvita eikä syvällistä teknistä tietämystä, mikä on hyvä vaihtoehto mille tahansa yritykselle, jotta kuka tahansa voi hallinnoida tiliä.
Plussat
Hyvää Dropboxissa on se, että se on melko helppokäyttöinen ja siinä on ilmainen vaihtoehto, jos haluat käyttää sitä henkilökohtaiseen käyttöön. Ohjelmisto on helppo vaihtaa mobiilin ja työpöydän välillä ja siinä on aika perus tapa järjestää dokumentteja, kuvia jne. kansioihin. Asiakirjoja/kansioita on myös helppo jakaa linkin avulla tai tehdä niistä tarvittaessa julkisia. Hyödynnämme tätä ohjelmistoa, kun jaamme asiakirjoja useissa yrityksissä eri projekteja varten ja säilytämme asiakirjojen eri versiot yhdessä paikassa.
Miinukset
Turvapäivitykset puuttuvat verrattuna vaihtoehtoihin, kuten Boxiin. Meidän on säilytettävä korkeakoulualan asiakirjoillemme hyvin erityiset turvatoiminnot, eikä Dropbox enää vastaa alamme tarpeita; siksi meidän on oltava valikoivia sen suhteen, mihin asiakirjoihin käytämme ohjelmistoa nyt. Olen varma, että Dropbox päivittää turvatoimintojaan pian, mutta sillä välin meidän on oltava valikoivia sen suhteen, mihin käytämme sitä. Olisi mukavaa, jos asiakirjoja voisi järjestää eri tavalla, jotta olisi tehokkaampaa löytää etsimänsä, samoin kuin kommentteja. Pidän siitä, että voit nähdä, mitä versiota asiakirjasta katsot juuri nyt; se on kuitenkin edelleen melko vanhan koulukunnan ajattelutapa organisointiin ja yhteistyöhön verrattuna kaikkiin muihin nykyisiin ohjelmistoihin. Tämä on hyvä arkisto asiakirjojen säilyttämiseen (jos se täyttää tietoturvastandardit), mutta se ei täytä jatkuvasti muuttuvia tarpeita vankan yhteistyövälineen osalta, johon me tarvitsimme sitä.
Syyt Dropboxin valintaan
Työskentely yhteistyökumppaniryhmän kanssa, jolla oli jo Dropbox for Business -tili
.
