Dichiarazioni di riconciliazione bancaria

Quanto spesso dovrebbero essere fatte le dichiarazioni di riconciliazione bancaria?

Le dichiarazioni di riconciliazione bancaria sono generalmente completate una volta al mese.

Tuttavia, se il vostro business è molto occupato con un gran numero di transazioni, potreste farlo due volte al mese o una volta alla settimana.

In questo modo si può facilmente rimanere in cima alle riconciliazioni ed evitare di sentirsi affrettati o stressati una volta al mese.

Non ci sono “regole” sulla frequenza con cui preparare i rendiconti di riconciliazione bancaria.

Si può fare ogni giorno se si vuole. Trovata dà 5 ragioni per fare una riconciliazione bancaria ogni giorno.

Poi, si potrebbe fare semestralmente…

…ma solo se si hanno poche transazioni commerciali in modo da non sovraccaricarsi di troppo lavoro in una sola seduta!

Altra cosa importante da notare è che non dovresti mai riconciliare un estratto conto alla data di oggi, perché oggi non è ancora finito e il tuo saldo di chiusura potrebbe cambiare entro la fine della giornata.

Il più aggiornato che puoi fare una riconciliazione è alla data di ieri (cioè fino al giorno prima di preparare una riconciliazione).

Come fare le riconciliazioni bancarie

Dove farle

Opzioni su dove farle:

1. Inserisci un riassunto della riconciliazione sotto il mese in questione nel foglio di calcolo del libro cassa, o
2. Prepara un modulo di riconciliazione bancaria su un altro foglio di carta, o
3. Investi in un software di contabilità che abbia capacità di riconciliazione.

Se stai tenendo un libro cassa manuale devi controllare ogni voce del libro cassa contro ogni voce dell’estratto conto bancario.
Puoi mettere un piccolo segno di spunta sull’estratto conto accanto alla voce e mettere un segno di spunta o una ‘R’ per riconciliato nel *cashbook accanto alla voce corrispondente.

Se ci sono voci extra nel libro cassa che non appaiono nell’estratto conto, o viceversa, è necessario evidenziarle o cerchiarle in modo da poterle aggiustare nel libro cassa una volta scoperto cosa sono.

Cose che richiedono aggiustamenti

Outstanding checks/withdrawals* – questi sono assegni che la tua azienda ha inserito nel libro cassa e inviato ai venditori ma che non si sono presentati in banca alla data di chiusura del tuo estratto conto.

depositi/ricevute in sospeso** – questi sono pagamenti che hai ricevuto nel libro cassa, ma che non sono stati depositati alla tua banca prima della data di chiusura dell’estratto conto bancario.

Tasse e interessi bancari – queste sono spese che normalmente conosci solo dopo aver ricevuto il tuo estratto conto. Dovrai inserirli nel libro cassa.

Altre voci non identificate – se ci sono altre voci mancanti da uno dei due documenti, allora dovrai indagare su come ci sono arrivate e fare le correzioni necessarie.

• *Gli assegni/prelievi in sospeso saranno aggiunti alla riconciliazione
• ** I depositi/ricevute in sospeso saranno dedotti dalla riconciliazione
• Se il conto bancario è in rosso, allora fai il contrario.

Due passi per bilanciare il libro cassa con l’estratto conto

Qui c’è una schermata dal nostro tutorial Esercizi di riconciliazione bancaria e risposte che spiega come sapere quando regolare il libro cassa e quando completare un foglio di lavoro di riconciliazione bancaria

Riconciliazione nel libro cassa | foglio elettronico

Qui c’è un esempio di una sezione di lavoro di riconciliazione sotto un foglio di cassa per un mese.

Modulo di riconciliazione bancaria

Se non vuoi inserire la riconciliazione nel libro cassa, puoi invece usare un modulo, come l’esempio completato qui sotto.

Esempio di libro cassa e foglio di lavoro per la riconciliazione

Esempio di libro cassa

Esempio di modulo per la riconciliazione bancaria

Software di contabilità per la riconciliazione bancaria

Un software di contabilità che ha capacità di riconciliazione rende l’intero processo veloce e facile.

Tutto quello che devi fare è

• cliccare sulla sezione di riconciliazione del software
• fai scorrere i tuoi occhi sull’estratto conto
• spunta | spunta ogni voce nella sezione di riconciliazione del software
• aggiungi le voci extra o elimina quelle raddoppiatepremere un pulsante
• e dovresti ottenere un estratto conto automatico di riconciliazione bancaria che puoi stampare (o inviare in pdf) e mettere nel tuo sistema di archiviazione.

Oppure, se il software importa automaticamente le transazioni bancarie nel sistema, dovreste essere in grado di produrre un rapporto e il sistema mostrerà sul rapporto

• quale è il saldo bancario reale (che conosce grazie all’importazione delle informazioni)
• contro il totale delle transazioni che avete spuntato o riconciliato
• la differenza dei due saldi se non corrispondono.

Qualsiasi differenza potrebbe essere dovuta al fatto che hai accidentalmente inserito manualmente una transazione extra che era già stata importata – quindi è stata inserita due volte – devi cancellare l’inserimento manuale per portare la riconciliazione in equilibrio.

Transazioni del conto del software di contabilità

Alcuni fornitori di software non hanno una funzione o un rapporto di riconciliazione reale.

Se questo è il caso del software che stai usando puoi elaborare la tua riconciliazione trovando il rapporto del libro mastro per il conto bancario. Ho incluso qui un esempio di una finestra di rapporto del libro mastro dal software gratuito Wave Accounting.

Stampa (o esporta in pdf) il libro mastro mostrando solo le date che stai controllando, per esempio, 1 – 31 marzo.

Spunta ogni transazione sul libro mastro che corrisponde alle transazioni sul tuo estratto conto (spunta anche quelle sull’estratto conto) ed evidenzia o prendi nota delle differenze su entrambi i documenti che devono essere sistemate.

Esempio (da Wave Accounting) di transazioni che sono state controllate rispetto all’estratto conto