類まれなる起業家イーロン・マスクは、週120時間以上働きながら、NASAと火星植民地化の計画を立て、常に子供のための時間を見つけることができました – タイムブロッキングという時間管理手法のおかげです。
ここでは、大きな計画を進めながらも、大切な人との時間を過ごすために役立つ、この生産性戦略について知っておくべきことをすべて紹介します：
- タイムブロッキングとは何ですか？
- How to block your schedule
- Time blocking tips
- Time blocking apps
- What is time blocking?
- タイムブロックの方法
- Plan everything
- Define time blocks
- 時間を区切る必要がある場合
- どのくらいの時間、時間をブロックする必要があるか
- スケジュール通りに行動する
- Test and revise
- Additional time blocking tips
- Create time blocking templates
- Follow the theme days
- 柔軟性を保つ
- タイム ブロッキング アプリ
- Clockify – time tracker app
- Google Calendar – classic calendar app
- Any.do – versatile task manager and calendar assistant
- Todoist – ToDo リスト アプリ
- Edo Agenda – アジェンダ オーガナイザー
- Fantastical 2 – Mac カレンダー アプリ
- Remember the Milk – ToDo リストおよびタスク管理アプリ
- DigiCal – daily planner
- Things – タスク管理アプリ
- TimeBlocks – mobile planner, calendar, and organizer app
- Jorte – calendar and personal organizer
- Cozi – a family organizer
- …結局のところ、タイムブロックはあなたのための時間管理術なのでしょうか？
- 優先順位に集中できる
- 先延ばしや気晴らしが減る
- 時間と仕事について現実的になる
- 時間の使い方を記録するのに役立つ
- すべてのための時間を確保できるようになる
What is time blocking?
Time blocking, or calendar blocking, involves defining specific time blocks for tasks, events and activities in your life, then scheduling them against your calendar.The time blockings, and the time blocking in your schedule for the activities for the task. ビジネスとプライベートの両方のタスクでタイムブロックをスケジュールし、それに従うことができます。
この時間管理手法の要点はシンプルです。
- 毎日または毎週のタスクをすべてToDoリストに追加する
- カレンダーで特定の時間枠を選び、タスク用に確保する
- 決められた時間ブロックの間にタスクに取り組む。 そして、次の時間帯になる前に完了させることを目指します
前述のように、この時間管理術を広めたのはイーロン・マスクです。彼はテスラとスペースXの会長代理であるときに、しばしば5分単位の時間で仕事をしました。
タイムブロックの方法
タイムブロックの概要がわかったところで、より具体的な方法を説明します。
タイムブロックは、主に4つのステップを踏む必要があります。
- すべてを計画する
- タイムブロックを定義する
- スケジュールに従って行動する
- テストと修正
Plan everything
この最初のステップがすべてを開始するステップで、まず今週中に取り組むべきすべてのタスクをブレインストーミングし、そこから順に取り組んでいく必要があります。
ブレーンストーミングが終わったら、優先順位が低い、または期限が遠いタスクが多数リストアップされていることに気づくでしょう。 あるいは、緊急の管理業務を処理したり、新しいプロジェクトのための調査を行ったりするなど、頻繁に取り組むタスクでも構いません。
いずれにしても、ToDoリストで、これらの優先タスクや避けられないタスクを強調するようにしてください。 さらに、次のステップを容易にするために、各タスクに時間の見積もりを追加することもできます。
さらに、問題を簡単にするために、可能なら、これらのタスクを小さなタスクに解析することもできます。 たとえば、「メールに答える」というタスクに1時間を割り当てるのではなく、その日に受け取ったメールの数を数え、1つのメールに5分を割り当てるのです。 こうすれば、1 つのメールに 10 分を費やし、非現実的な時間ブロックに追いつくために、次のメールを 2 分で終わらせようと急ぐ（結果的に多数のエラーを引き起こす）ことを避けることができます。
Define time blocks
2番目のステップでは、時間が主な要素になります。
- いつ時間をブロックするか、特定の開始時刻と終了時刻を定義する
- どれくらい時間をブロックするか、タスク期間を定義する
これらの質問に答えるとき、それぞれのタスクに適した期間と時間があることを心に留めておいてください。
時間を区切る必要がある場合
概日リズムの科学によると、それぞれの活動には、睡眠、食事、リラックス、優先事項の作業などに最適なタイミングがあるのだそうです。
あなたはすでに勉強や仕事の経験があるでしょうから、いつが仕事の理想的な時間か、つまり、最も注意力があり、集中力があり、気が散らずに集中できる時間であるかをすでに知っていることでしょう。
Clockify pro tip
まだ、生産性のための最適な時間がわからないのですか？
あるいは、最も重要、緊急、または単に最も困難なタスクを朝一番にスケジュールすることもできます。この方法は「カエルを食べる」として知られており、より楽しいタスクのために毎日のスケジュールの残りの部分をできるだけ早くクリアすることができます。
どのくらいの時間、時間をブロックする必要があるか
ウルトラディアンリズムの科学によると、人の心は90分周期で動いています-そして、人気のあるポモドーロ原理に従って、1日を25分の作業時間と5分の休憩時間に区切る必要があります。
さて、まず、1つの時間ブロックを90分以上定義してはいけません。科学的には、1時間半以上休憩なしで1つの活動に集中しても、質の高い活動はできません。
ウルトラディアンリズムの科学もポモドーロ時間管理テクニックも、頻繁に休憩を取ることを主張しています。 この時間は、何かに完全に集中するには十分な長さですが、疲れない程度に短くなっています。
また、作業しているタスクの種類に応じて、これら 2 種類の規定の時間ブロックを組み合わせることもできます。
タイムブロックをどのように扱うか決めたら、カレンダーに追加します。
スケジュール通りに行動する
何を選択し、いつ、どれくらいの時間かを決めたら、約束を守ってスケジュール通りに「行動」することが必要です。
最初のタイムブロックから始め、決められた開始時刻に作業を開始し、決められた終了時刻に作業を終了します。
これは、タイムブロックプロセスの中で最も簡単なステップのように思えるかもしれません – 基本的なルールを決めたのですから、あとはそれに従うだけです。
Test and revise
タイムブロックに取り組み始めたら、作業しながら時間を記録するのがベストです。こうすれば、あるタイムブロックが短すぎるか長すぎるかがわかり、将来的に修正して完璧にできます。
たとえば、すべてのタスクを 25 分と 90 分でブロックし、タイム トラッキングの結果、これが約 80% の時間で機能していることがわかりますが、タスクによってはそれ以上またはそれ以下の時間がかかることもわかります。
おそらく、効果的な会議は通常 15 分で終わり、残りの 10 分は規定の時間ブロックに合わせるために無駄にしていることがわかるでしょう。
いずれにせよ、次にスケジュールを作成するときは、各タスクの現実のタイム トラッキング結果を使用して、タイム ブロックを定義するように、アプローチを変更する必要があります。 940>
Additional time blocking tips
Create time blocking templates
カレンダーで時間をブロックするのは時間がかかるかもしれませんが、タイムブロックのテンプレートを作成すれば、スピードアップにつながります – 開始時間と終了時間で空の時間枠を作り、タスクがあるときにそれを埋めていけばいいのです。
また、優先タスクのために空の時間枠を確保することもできます。生物学的なプライムタイムを計算した場合、最も効果的な時間枠はいつなのかを理解し、優先タスクのためにこれらの時間枠を常に確保することができるようになります。 940>
Follow the theme days
1 日の間にさまざまなタスクを行うこともできますが、特定の種類のタスクにのみ取り組むテーマ日を定義することもできます。
こうすることで、1つのタイプの活動に完全に没頭し、マルチタスクを避け、このタイプのタスクに必要なツールや資料を確実に揃えることができます。
柔軟性を保つ
厳格なスケジュールに固執すると、予定のすべてを確実に達成できますが、予期せぬことが飛び出したらどうしますか?
予定が台無しになるようなサプライズを防ぐには、毎日少なくとも 1 時間、予期せぬタスクのために時間を確保することです。
タイム ブロッキング アプリ
タイム ブロッキングについて知るべきことをすべて理解したら、その実践を迅速かつ効果的に行うための適切な「機器」が必要になります – 要は、以下のものが必要なのです。
- タイム トラッカー: あなたの行動にかかる時間をリアルタイムで追跡し、各タスクを完了するために必要な時間を把握し、正確なタイム ブロックをカレンダーに定義する
- To Do アプリ、タスク管理アプリ、手帳、プランナー: 今日の優先タスクについて理解を深め、監視するのに役立てることができます。 タイムブロックを計画し、やるべきことのために時間を確保するために、締切やリマインダー機能を備えたカレンダーアプリが望ましいです。
- Clockify – タイムトラッカーアプリ
- Google Calendar – クラシックなカレンダーアプリ
- Any.do – 多目的タスク管理・カレンダーアシスタント
- Todoist – to do リストアプリ
- Edo Agenda – アジェンダオーガナイザー
- Fantastical 2 – Macカレンダーアプリ
- Remember the Milk – to do リストとタスク管理アプリ
- DigiCal – 日課表
- Things -タスク管理アプリ
- TimeBlock – モバイルプランナー.com
- TimeBlock – モバイルプランナーアプリ
- TimeBlock – モバイルプランナーアプリ
- TimeBlock – モバイルプランナーアプリ
- DigiCal – 日課表
- TimeBlock – タスク管理アプリ
- Jorte – calendar and personal organizer
- Cozi – a family organizer
Clockify – time tracker app
Clockify is a time tracker app with efficient time blocking features – you will track time you spend on their scheduled time blocks as work on them, 今後、同じ時間帯に修正が必要かどうかを把握することができます。
できるようになる。
- リアルタイムで時間を追跡し、タスクを完了するために実際にかかる正確な秒数を把握する。 また、4 種類の時給を定義することができ、スケジュールされたタイム ブロックで記録した時間は、アプリのレポート セクションで収益として自動的に計算されます。
Available for: Web、Windows、Linux、Mac、iOS、Android、Chrome、Firefox
Google Calendar – classic calendar app
Google Calendar は、イベント、タスク、リマインダーを視覚的にタイム ブロックでスケジュールできる定番カレンダー アプリで、カレンダーの各項目がひとつのタイム ブロックを表しています。
- 生活のさまざまな部分で色分けされた異なるカレンダーを作成する
- 集中できる時間を計画し、繰り返し行う時間ブロック/タスクのリマインダーをスケジュールする
- 推奨時間を分析し、誰もが利用できるときにグループとの会議をスケジュールする
- イベントを追加して、世界中のチームメイトとの会議をスケジュールする
- 自分の正確な勤務時間を定義することが可能です。
- デスクトップ通知を有効にして、アジェンダの次のタイム ブロックやタスクをリマインドする
Google カレンダーのハイライト機能は、毎日のアジェンダを思い出すのに役立ちます。
利用可能な機能。 Web、iOS、Android、Chrome、Firefox
Any.do – versatile task manager and calendar assistant
Any.do は従来のカレンダー、リマインダー、プランナー アプリの特徴を備えた総合タスク管理ツールです。 タイムブロックスケジュールを計画して実行したり、他の人と共同でタイムブロッキングシステムを構築したりできます。
要するに、あなたは得ることができます。
- タスクを追加し、適切なタスクに優先順位を付け、リストとして整理し、サブタスクに分割する
- 共有プロジェクトを管理する
- 定期的なタスクを定義してリマインダーを設定する
- カレンダーでイベントとタスクを追加する。 このカレンダーアプリのハイライトは音声コマンド機能で、音声でイベントやタスクを追加したり、今日の予定をリモートで聞いたり、ハンズフリーで ToDo リストに取り組むことができます。
利用可能な言語。 Web、Windows、Mac、iOS、Android、Chrome、Firefox
Todoist – ToDo リスト アプリ
Todoist は、タスク管理機能、および多くの統合と同期オプションがある、究極の ToDo リスト アプリです。
gist では、次のことが可能になります。
- タスクや割り当てを作成し、それらをプロジェクトにグループ化する
- タスクの期限を定義する
- 色分けしたフラグで、優先度別にタスクを並べる
- TODOリストを作成および管理する
- プロジェクトやタスクで他の人と協力する
- TODOアイテムに追加の素材をアップロードする。
Todoist は、カレンダー表示やガントチャートでプロジェクトをタイムブロックとして扱うことにより、他の類似アプリよりも充実したタスク管理体験を提供します – すべてのプロジェクトをそれぞれの締め切り、プロジェクトの成果物、依存関係とともにマッピングして表示できます。
利用可能なバージョン。 Web、iOS、Android、Windows、Mac、Chrome、Firefox、Safari、Apple Watch、Android Wear
Clockify pro tip
Clockify-Todoist 統合により、Todoist の To Do で簡単に時間を記録することができるようになりました。Edo Agenda – アジェンダ オーガナイザー
Edo Agenda は、より生産的になり、同時に、クリエイティブなタスクで自分の創造性を磨くのに十分な時間を残しておくためのアジェンダ オーガナイザーおよびパーソナル ワークスペースです。
このアジェンダ オーガナイザーの最も重要な要素は、日記ビューで、その中では、タスクを定義してそのためのリマを追加したり、タイプやプロジェクトでグループ化することが可能になります。 タスクが他のタスクに関連していない (または明確な期限がない) 場合、それを「フローティング」として定義し、トピックや期限のないタスクのグループに入れることができます。
このアプリも Google Calendar とシームレスに同期するため、計画、タスク、イベントをカレンダーのタイムブロックに簡単に変換できます。
Edo Agenda アプリのハイライトは、タスクを写真と関連付けることができることです。たとえば、食料品リストを作成するとき、通常の文字による項目の代わりに、写真を食料品の参照として使用し、チェックすることができます
利用可能な言語。 Web、Android、iOS
Fantastical 2 – Mac カレンダー アプリ
Fantastical 2 は、通常のタイム ブロックに適したカレンダー機能を備えた Mac 専用のカレンダー アプリです – チームの優先順位に基づいて予定を再編成するだけではなく、カレンダー間でイベントを複製し、クリック数回で週間予定を表示することが可能になります。
あなたはできるようになります。
- 予定を入れた場所を示すマップを表示する
- スケジュール管理を改善するためのさまざまなカレンダーセットを使用する
- 「リマインダー」または「思い出させて」で文を始めると、タイムブロックしたイベントやタスクのリマインダーを瞬時に作成する
- 1 日にスケジュールしたタイムブロックのフルカレンダーを表示できるようになりました。 このアプリのハイライトは、ミニウィンドウです。この Fantastical 2 ウィンドウはメニューバーに表示され、イベント、タスク、リマインダーをより迅速に作成、表示、編集することができます。
利用可能な言語 Mac
Clockify のプロからのアドバイス
Mac ユーザーは、Clockify を使用して、アプリから直接、ポモドーロ間隔で時間を追跡することができます。Remember the Milk – ToDo リストおよびタスク管理アプリ
Remember the Milk は、ToDo リストの処理を助けるためのアプリで、特に忙しいスケジュールを持っていて優先順位（ミルクを買うなど）を忘れてしまう可能性のある人に向いています。
あなたはできるようになります。
- シンプルなワークスペースでタスクと To Do をメモする
- 各タスクのリマインダーを定義し、Twitter、テキスト、または電子メールで届くように設定する
- リストを共有してタスクを他人に委任する
- 優先レベル、タグ、期限などでタスクを整理して分類する
- タスクを検索する
- タスクと To Do を検索する。 Remember the Milk の顕著な特徴は、Google アシスタントとの最近の統合です。リストにタスクを追加するようにアシスタントに指示すると、タスクの期限が来るとアシスタントが通知します。 同様のコマンドのチェーンを使用することで、同僚や友人にタスクを委任するようアシスタントに指示できます。
Available for: Web、Windows、Mac、Linux、iOS、Android、BlackBerry、Apple Watch、Microsoft Edge、Chrome、Firefox、Safari
DigiCal – daily planner
DigiCal はその中核がまっすぐな日刊手帳ですが、複数のカレンダー ビュー、ウィジェット、カレンダー カタログ、いくつかの有名なオンライン カレンダーとの統合を搭載しています。
このアプリ内では、次のことができます。
- 予定表を作成し、日、週、月、または予定の概要を含む 7 つの異なるカレンダー ビューでそれらを表示する
- 6つの機能ウィジェットと 9 つの事前テーマを楽しむ
- 公式テレビのスケジュールに従って自分の予定を同期および計画する – 時間をブロックしたタスクをチェックします。
（*SNRは信号の量に対するノイズの量で単位はdB[デシベル]で表されます）
（*SNRが0.1%未満であることを確認してください。このアプリの最大の特徴は、天気予報です。屋外の写真家にとって、このアプリは完璧なパートナーです。 AndroidThings – タスク管理アプリ
Things は、ジャーナル風のビューを持つ別のタスク管理アプリで、To Do リストを作成し、買い物リストや食料品リストをまとめ、プロジェクトをグループ化してタスクを表示し、それらにノートを追加することが可能です。 940>
シンプルなカレンダー表示でイベントの時間をブロックし、仕事、個人、家族、またはその他のカスタム分類でそれらをグループ化することが可能です。
また、次のようなことも可能になります。
- まだ分類されていない ToDo アイテムを収集し、アプリの Inbox セクションに保存します。
- プロジェクトを作成し、それにチェックマークできる対応するタスクを追加し、小見出しに分割します。
- エリアを作成し、関連するプロジェクトをまとめる
このアプリのハイライトは、スケジュール機能です。
- 今日 – その日のすべての優先事項
- 夕方 – 夕方まで取り組む予定のない優先事項
- これから – 延期したタスクや自動生成されたタスク
- いつでも – 本当にまだ時間を割いていないタスク
- いつでも – そのための時間を確保していないタスク
- 今日 -その日のための優先事項。
- Someday – まだ時間を決めていないが、特定の時間に実行する必要があるタスク
Available for: Mac、iOS
TimeBlocks – mobile planner, calendar, and organizer app
TimeBlocks はモバイル プランナーおよびカレンダー アプリで、ビジネスや個人のスケジュール管理の合理化を支援することを意図しています。
できるようになります。
- イベントやToDoを計画し、関連するメモやアラームを定義する
- これらのイベントやToDoをカレンダーにドラッグ&ドロップし、簡単に編集する
- 人生の経験を記録、整理、分析する
- 誕生日、休日、家族の記念日などにリマインダーをセットする
- カレンダーにメモをセットするカレンダーにメモをするカレンダーにメモをセットする。 このアプリの色分け機能は特に試す価値があります。カレンダーやタスクを好きな色で定義し、関連するタスクやイベントを色でグループ化して、カレンダーのナビゲーションが簡単になります。
Available for: Android、iOS
Jorte – calendar and personal organizer
Jorte は基本的に国際的なパーソナル オーガナイザーおよびイベント カレンダーで、市場で最も機能的なカレンダー アプリと呼ばれており、その機能はそれを示唆するものとなっています。
あなたはできるようになります。
- イベント、タスク、リマインダーをイベントカレンダーに追加する
- カウントダウン機能により、タスクを完了したりイベントに参加するまでの残り日数を追跡する
- イベント、タスク、リマインダーを月、週、日単位で楽しむことができる。
- フォントをカスタマイズして、タイムブロックをより快適に (ほとんどの OTF および TTF フォントに対応)
- 旧暦を利用する
おそらくジョルテの最大の特徴はその同期機能で、Google Calendar、Evernote、Microsoft Office 365 と同期することができます。
さらに、これらの機能を中国語、フランス語、ドイツ語、カタルーニャ語、ギリシャ語など、25以上の言語で楽しむことができます。 Android, iOS
Cozi – a family organizer
Cozi は、家族向けのアクティビティの時間をブロックして整理するためのカレンダーアプリです。アクティビティを To Do リストに追加して、他の家族の空き時間枠と同期したり、リマインダーを設定して、全員が常に最新の状態にあるようにすることが可能です。
「ファミリー・オーガナイザー」としての機能は、以下のとおりです。
- 共同の買い物リストや食料品リストを作成、共有、表示する
- 家族の記念日、日曜日のバーベキュー、誕生日パーティを忘れないようにメモする
- 家族の日記をつける。
- 繰り返し行われるイベントの時間をブロックし、スケジュールに従って取り組む
アプリの画面ウィジェットをインストールすると、共有カレンダー、ToDo チェックリスト、買い物リストにもすばやくアクセスできるようになります。
Available for: Web、iOS、Android
…結局のところ、タイムブロックはあなたのための時間管理術なのでしょうか？
要するに、そうなのです。
優先順位に集中できる
時間ブロックの最初の計画を立てるとき、最も重要なタスクのために最も多くの質の高い時間をブロックしたいという衝動に駆られるでしょう。 940>
先延ばしや気晴らしが減る
カレンダーにタスクがスケジュールされており、開始と終了の時間が決められていると、その時間に間に合わせよう、あるいはそれを超えようという気持ちになり、先延ばしや気晴らしの犠牲となる可能性が低くなるのです。
時間と仕事について現実的になる
プロジェクトのドラフトを今日中に終わらせるというのは、このタスクをスケジュールに書き込んで、終了までにかかる予想時間を決めておかない限り、せいぜい楽観的な推測に過ぎません。
時間の使い方を記録するのに役立つ
タイムブロックを使うと、1日をあらかじめ定義した時間枠に分割することになります。たとえば、1時間は管理業務、1時間は毎日の電子メールの返信、3時間はプロジェクトの企画書を作成する必要があるとき、といったようにです。
カレンダーにブロックした時間は、詰め込まれた To Do リストを乗り切るためのガイドであると同時に、これまでに何を達成したか、特定のタスクにどれだけの時間を費やしたかを思い出させる役割も果たします。 このデータによって、自分のスケジュールを見直したり、毎日4時間会議に出席することが、他のもっと重要な事柄に集中する妨げになっていないかどうかを考えたりすることができます。
すべてのための時間を確保できるようになる
最近、子供と十分な時間を過ごしていないと悩んでいるなら、毎日子供だけのための時間をスケジュールしましょう。
近々、家族で大切な夕食をとる予定があるなら、その日の夕方をそのために確保し、どんな言い訳にも負けずに出席しましょう。
創造的な趣味に取り組みたいなら、毎週1時間、そのための時間を確保し、その時間を守り続けましょう。
これは、この時間管理術の最大の特典の1つです。仕事の活動のために十分な時間を確保・節約できるだけでなく、リラックスや趣味、家族、友人など、自分の好きなことに使う時間も節約できるのです
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