Blokowanie czasu: co to jest i jak to robić (plus aplikacje)

Wyjątkowemu przedsiębiorcy Elonowi Muskowi zawsze udawało się znaleźć czas dla swoich dzieci, pracując 120+ godzin tygodniowo i planując z NASA kolonizację Marsa – dzięki technice zarządzania czasem zwanej blokowaniem czasu.

Oto wszystko, co musisz wiedzieć o tej strategii produktywności, która pomoże Ci realizować wielkie plany, ale nadal spędzać czas z bliskimi:

• Co to jest blokowanie czasu?
• Jak zablokować swój harmonogram
• Wskazówki dotyczące blokowania czasu
• Aplikacje do blokowania czasu

Co to jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu, lub blokowanie kalendarza, polega na zdefiniowaniu określonych bloków czasowych dla zadań, wydarzeń i działań w Twoim życiu, a następnie zaplanowaniu ich w kalendarzu. Możesz zaplanować i śledzić bloki czasowe zarówno dla zadań biznesowych, jak i osobistych.

Istota tej techniki zarządzania czasem jest prosta:

1. Dodaj wszystkie swoje codzienne lub tygodniowe zadania do listy rzeczy do zrobienia
2. Wybierz określone przedziały czasowe w swoim kalendarzu i zarezerwuj je dla zadań
3. Pracuj nad zadaniami podczas wyznaczonych bloków czasowych, i staraj się je wykonać, zanim nadejdzie czas na kolejny blok czasowy

Jak wspomniano, to Elon Musk spopularyzował tę technikę zarządzania czasem – często pracował w 5-minutowych blokach czasowych, gdy był p.o. prezesa Tesli i SpaceX. Oprócz tego, że pomaga mu z powodzeniem prowadzić dwie kolosalne firmy, blokowanie czasu pomogło Muskowi ćwiczyć dwa razy w tygodniu i spędzać około 4 dni jakości czasu w tygodniu ze swoimi dziećmi.

Jak zablokować swój harmonogram

Teraz, gdy już zrozumiałeś sedno blokowania czasu, oto jak to wszystko działa w bardziej szczegółowy sposób.

Blokowanie czasu obejmuje 4 główne kroki, które musisz wykonać:

• Zaplanuj wszystko
• Zdefiniuj bloki czasowe
• Działaj w oparciu o swój harmonogram
• Testuj i koryguj

Zaplanuj wszystko

Ten pierwszy krok wprawia wszystko w ruch – w nim najpierw musisz zrobić burzę mózgów na temat wszystkich zadań, nad którymi możesz mieć do pracy w tym tygodniu, a następnie stamtąd pracować w dół.

Gdy skończysz burzę mózgów, prawdopodobnie okaże się, że wymieniłeś wiele zadań, które nie są priorytetowe lub mają odległe terminy – wyrzuć te zadania na razie i staraj się ograniczyć swoje codzienne harmonogramy do 3-5 zadań priorytetowych dziennie.

Te priorytety mogą być powtarzającymi się zadaniami, z którymi masz do czynienia każdego dnia, jak odpowiadanie na ważne e-maile lub obsługa połączeń z klientami. Mogą to być również zadania, które wykonujesz co jakiś czas, takie jak pilna praca administracyjna lub prowadzenie badań do nowego projektu.

Tak czy inaczej, upewnij się, że podkreślasz te priorytetowe i nieuniknione zadania na swojej liście rzeczy do zrobienia. Możesz nawet dodać oszacowanie czasu dla każdego zadania, aby ułatwić następny krok.

Co więcej, aby ułatwić sprawę, możesz nawet podzielić te zadania na mniejsze zadania, jeśli to możliwe. Na przykład, zamiast przeznaczać 1 godzinę na zadanie „odpowiadanie na e-maile”, policz liczbę e-maili, które otrzymałeś danego dnia i przeznacz 5 minut na każdy z nich. W ten sposób unikniesz zmarnowania 10 minut na jednego maila, a następnie pośpiesznego kończenia kolejnego w 2 minuty (co skutkuje licznymi błędami) tylko po to, aby nadążyć za niepraktycznym blokiem czasowym.

Gdy już wybrałeś swoje priorytety i stworzyłeś wyczerpującą listę rzeczy do zrobienia, nadszedł czas, abyś określił dokładne bloki czasowe i zaznaczył je w swoim kalendarzu.

Zdefiniuj bloki czasowe

W drugim kroku czas jest głównym składnikiem – będziesz musiał podjąć decyzję:

• Kiedy potrzebujesz zablokować czas, określając konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia
• Na jak długo potrzebujesz zablokować czas, określając czas trwania zadania

Odpowiadając na te pytania, pamiętaj, że istnieją optymalne przedziały czasowe i czas trwania dla każdego zadania – musisz je tylko rozgryźć.

Kiedy musisz zablokować czas

Zgodnie z nauką o rytmach okołodobowych, każda czynność ma swój odpowiedni moment – jest idealny czas na sen, jedzenie, relaks i pracę nad swoimi priorytetami. Tak więc, chyba że nie masz wyboru (lub znajdziesz tę praktykę naturalną dla ciebie), nie powinieneś spać przez 8 godzin w ciągu dnia, a następnie rozpocząć pracę nad priorytetowymi zadaniami o 3 nad ranem.

Prawdopodobnie masz już historię studiowania lub pracy, więc prawdopodobnie już wiesz, kiedy jest twój idealny czas na pracę – czas, kiedy jesteś najbardziej czujny, skoncentrowany i najbardziej prawdopodobne, aby skupić się bez rozpraszaczy. To jest czas, w którym powinieneś zaplanować swoje priorytetowe zadania – zaplanuj inne zadania, biznesowe lub osobiste, wokół tego „najlepszego” czasu, w różnych przedziałach czasowych.

Alternatywnie, możesz zaplanować swoje najważniejsze, najpilniejsze lub, po prostu, najtrudniejsze zadanie z samego rana – ta praktyka znana jest jako „jedzenie żaby” i pozwala na wyczyszczenie reszty dziennego harmonogramu dla przyjemniejszych zadań tak szybko, jak to możliwe.

Na jak długo musisz zablokować czas

Zgodnie z nauką o rytmie ultradianowym, ludzkie umysły pracują w 90-minutowych cyklach – i zgodnie z popularną zasadą Pomodoro, powinieneś podzielić swój dzień pracy na 25-minutowy czas pracy i 5-minutowy czas przerwy.

Co z tego mamy?

Po pierwsze, nigdy nie powinieneś definiować więcej niż 90 minut na blok czasowy – nauka pokazuje, że nie możesz skoncentrować się na jednej czynności bez przerwy przez więcej niż półtorej godziny w sposób wysokiej jakości.

Zarówno nauka o rytmach ultradianowych jak i technika zarządzania czasem Pomodoro nalegają, abyś robił częste przerwy – przynajmniej 5 minut po każdej sesji pracy. Jeśli uważasz, że 90 minut pracy non stop to za dużo, możesz zamiast tego wybrać 25 minut na swoje bloki czasowe – ten czas jest wystarczająco długi, abyś mógł się na czymś w pełni skupić, ale wystarczająco krótki, abyś się nie zmęczył.

Or, możesz połączyć te dwa rodzaje zalecanych bloków czasowych, w zależności od rodzaju zadań, nad którymi pracujesz – 90 minut dla bardziej wymagających zadań i 25 minut dla mniej wymagających zadań.

To tylko kilka opartych na nauce sugestii dotyczących bloków czasowych – możesz chcieć użyć własnych niestandardowych bloków czasowych.

Gdy już zdecydowałeś jak będziesz obsługiwał swoje bloki czasowe, po prostu dodaj je do swojego kalendarza.

Działaj według swojego harmonogramu

Gdy już wybrałeś co, i zdefiniowałeś kiedy i jak długo, będziesz musiał „działać” na swoich obietnicach i podążać za swoim harmonogramem.

Zacznij od swojego pierwszego bloku czasowego – rozpocznij pracę nad nim w przepisanym czasie rozpoczęcia, i zatrzymaj pracę nad nim w przepisanym czasie zakończenia. Następnie, powtarzaj, aż dojdziesz do końca harmonogramu na dziś.

To może wydawać się najłatwiejszym krokiem w procesie blokowania czasu – określiłeś podstawowe zasady, teraz po prostu musisz ich przestrzegać. Ale, działanie na swoim harmonogramie stanie się łatwe i proste tylko wtedy, gdy dowiesz się, czy twoje przepisane bloki czasowe działają w prawdziwym życiu – i to jest miejsce, w którym krok rewizji kopie w.

Testuj i poprawiaj

Jak zaczniesz pracować nad swoimi blokami czasowymi, najlepiej jest śledzić czas na nich w trakcie pracy – w ten sposób będziesz wiedział, czy niektóre bloki czasowe są zbyt krótkie lub zbyt długie, i będziesz w stanie zmienić i udoskonalić je w przyszłości.

Na przykład, blokujesz wszystkie swoje zadania na 25 i 90 minut, a twoje wyniki śledzenia czasu mówią ci, że to działa około 80% czasu – ale dowiadujesz się również, że niektóre zadania zajmują znacznie więcej lub mniej niż to.

Może odkryjesz, że efektywne spotkania trwają zazwyczaj 15 minut i że marnujesz pozostałe 10 minut, starając się żyć zgodnie z wyznaczonym blokiem czasowym.

Może odkryjesz, że potrzebujesz 2 godzin, aby uporać się z krytycznymi błędami w swoim programie, więc twój harmonogram jest o pół godziny krótszy.

Tak czy inaczej, powinieneś zmienić swoje podejście – następnym razem, gdy będziesz tworzył harmonogram, użyj rzeczywistych wyników śledzenia czasu dla każdego zadania, aby zdefiniować bloki czasowe. Dzięki śledzeniu czasu, będziesz już miał dowód, że one działają, więc będziesz wiedział, że skończysz zgodnie z harmonogramem.

Dodatkowe wskazówki dotyczące blokowania czasu

Twórz szablony blokowania czasu

Blokowanie czasu w kalendarzu może zająć trochę czasu, ale przyspieszysz sprawy, jeśli utworzysz szablony blokowania czasu – możesz utworzyć puste przedziały czasowe z czasami rozpoczęcia i zakończenia, i po prostu wypełnić je zadaniami, ponieważ jesteś nimi obarczony.

Zarezerwuj puste przedziały czasowe na codzienne czynności – na przykład zarezerwuj czas, w którym będziesz ćwiczyć, brać poranny prysznic, jeść śniadanie.

Możesz również zarezerwować puste szczeliny czasowe dla swoich priorytetowych zadań – jeśli obliczyłeś swój biologiczny prime time, zrozumiesz, kiedy jest twoje najbardziej efektywne okno czasowe i będziesz wiedział, aby zawsze rezerwować te wstępnie przygotowane szczeliny czasowe dla swoich priorytetowych zadań.

Podążaj za dniami tematycznymi

Możesz wykonywać różne zadania w ciągu dnia lub zdefiniować dni tematyczne, w których będziesz zajmować się tylko określonym typem zadań – CEO Twittera, Jack Dorsey, stosuje tę praktykę, więc spędza całe wtorki na działaniach związanych z produktem, a całe środy na działaniach marketingowych.

Podążając za przykładem, możesz zablokować własne dni tygodnia tylko dla konkretnych zadań – na przykład, zablokuj poniedziałki na spotkania i rozmowy z klientami, wtorki na działania badawcze, a środy na administrację.

W ten sposób w pełni zanurzysz się w jednym typie działalności, unikniesz wielozadaniowości i upewnisz się, że masz narzędzia i materiały potrzebne do tego typu zadań.

Zachowaj elastyczność

Przestrzeganie sztywnego harmonogramu daje pewność, że osiągniesz wszystko, co jest w twoim planie, ale co, jeśli wyskoczy coś nieoczekiwanego?

Aby zapobiec niespodziankom, które rujnują twój harmonogram, upewnij się, że blokujesz co najmniej godzinę każdego dnia na nieoczekiwane zadania – jeśli coś nieoczekiwanego się wydarzy, będziesz pokryty, a jeśli nie, będziesz miał dodatkową godzinę, aby pracować nad już zaplanowanymi priorytetami trochę więcej.

Aplikacje do blokowania czasu

Gdy już zrozumiesz wszystko, co musisz wiedzieć o blokowaniu czasu, będziesz potrzebował odpowiedniego „sprzętu”, aby uczynić tę praktykę szybką i skuteczną – w skrócie, będziesz potrzebował a:

• Time tracker, aby śledzić czas na swoich działaniach w czasie rzeczywistym, zrozumieć, ile czasu potrzebujesz na ukończenie każdego zadania i zdefiniować dokładne bloki czasowe w swoim kalendarzu
• To-do app, task management app, organizer, lub planner, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć i mieć oko na swoje priorytetowe zadania na dziś, lub jakikolwiek nadchodzący okres czasu
• Aplikacja kalendarza, najlepiej z funkcjami terminów i przypomnień, aby pomóc Ci zaplanować bloki czasowe i upewnić się, że zostawiasz sobie czas na wszystko, co masz do zrobienia

Oto najlepsze aplikacje do blokowania czasu:

• Clockify – aplikacja do śledzenia czasu
• Kalendarz Google – klasyczna aplikacja do kalendarza
• Any.do – versatile task manager and calendar assistant
• Todoist – to do list app
• Edo Agenda – agenda organizer
• Fantastical 2 – Mac calendar app
• Remember the Milk – to-do list and task management app
• DigiCal – daily planner
• Things – task management app
• TimeBlocks – mobile planner, kalendarz, and organizer app
• Jorte – calendar and personal organizer
• Cozi – a family organizer

Clockify – time tracker app

Clockify to aplikacja do śledzenia czasu z efektywnymi funkcjami blokowania czasu – będziesz mógł śledzić czas spędzony na zaplanowanych blokach czasowych w trakcie pracy nad nimi, i dowiedzieć się, czy w przyszłości będziesz musiał wprowadzić poprawki do tych samych bloków czasowych.

Będziesz w stanie:

• Śledzić czas w czasie rzeczywistym, z dokładnością do sekundy, która naprawdę zajmuje Ci ukończenie zadania
• Dodawać czas, który już spędziłeś na zaplanowanych blokach czasowych, ręcznie na stronie Time Tracker lub w widoku timesheet
• Oszacować swoje bloki czasowe i porównać, czy rzeczywiście spełniasz te szacunki
• Analizować czas spędzony na projektach i zadaniach w raportach tygodniowych, Szczegółowych i podsumowujących raportach
• Użyj integracji z Kalendarzem Google, aby śledzić czas zaplanowanych wydarzeń i zadań bez opuszczania Kalendarza Google

Będziesz mógł również zdefiniować 4 różne rodzaje stawek godzinowych, a czas, który śledzisz w zaplanowanych blokach czasowych, zostanie automatycznie przeliczony na zarobki w sekcji Raporty aplikacji.

Dostępne dla: Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox

Google Calendar – klasyczna aplikacja kalendarza

Google Calendar to klasyczna aplikacja kalendarza, która pozwala zaplanować wydarzenia, zadania i przypomnienia w wizualnych blokach czasowych – każdy wpis w kalendarzu reprezentuje blok czasowy.

Będziesz mógł:

• Twórz różne, oznaczone kolorami kalendarze dla różnych części swojego życia
• Planuj okresy skoncentrowanego czasu i zaplanuj przypomnienia dla powtarzających się bloków czasowych/zadań
• Zaplanuj spotkania z grupami, gdy wszyscy są dostępni, analizując sugerowane godziny
• Dodaj wydarzenia i zaplanuj spotkania z kolegami z zespołu z całego świata
• Zdefiniuj swoje dokładne godziny pracy, aby Twoi koledzy z zespołu wiedzieli, kiedy jesteś dostępny
• Włącz powiadomienia z pulpitu, aby przypominały Ci o następnym bloku czasowym/zadaniu w Twojej agendzie

Funkcja wyróżnienia Kalendarza Google pomaga przypominać Ci o Twojej codziennej agendzie – każdego ranka przed rozpoczęciem dnia pracy (około 5 rano) otrzymasz automatyczną wiadomość e-mail podsumowującą wydarzenia/przypomnienia/zadania, które czekają Cię tego dnia.

Dostępne dla: Web, iOS, Android, Chrome, Firefox

Any.do – wszechstronny menedżer zadań i asystent kalendarza

Any.do to wszechstronny menedżer zadań z funkcjami klasycznego kalendarza, aplikacji do przypominania i planowania. Będziesz w stanie zaplanować i wdrożyć swój harmonogram blokowania czasu, a także współpracować z innymi we wspólnym systemie blokowania czasu.

W istocie, dostaniesz się do:

• Dodawać zadania, nadawać im odpowiednie priorytety, organizować je jako listy i rozbijać na podzadania
• Zarządzać współdzielonymi projektami
• Definiować powtarzające się zadania i ustawiać dla nich przypomnienia
• Dodawać wydarzenia i zadania w kalendarzu, a następnie korzystaj z ich połączonego widoku, który podkreśla Twoje zajęte godziny i bloki wolnego czasu
• Miej wszystkie zadania o niższym priorytecie, które automatycznie zmieniają harmonogram, aby zostawić więcej miejsca na priorytety

Najważniejszą cechą tej aplikacji kalendarza są jej funkcje poleceń głosowych – będziesz mieć szansę dodawania wydarzeń i zadań poprzez dyktowanie, zdalnego pytania o dzisiejszą agendę, a także radzenia sobie z listami rzeczy do zrobienia bez użycia rąk.

Dostępne dla: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox

Todoist – aplikacja do listy rzeczy do zrobienia

Todoist to ostateczna aplikacja do listy rzeczy do zrobienia, taka, która oferuje szereg funkcji zarządzania zadaniami, a także szereg integracji i opcji synchronizacji.

W gist, będziesz w stanie:

• Tworzyć zadania i zadania oraz grupować je w projekty
• Określać terminy realizacji zadań
• Porządkować zadania według poziomu priorytetu za pomocą kolorowych flag
• Tworzyć i zarządzać listami rzeczy do zrobienia
• Współpracować z innymi przy projektach i zadaniach
• Wysyłać dodatkowe materiały do rzeczy do zrobienia, i dodawaj do nich pouczające komentarze

Todoist oferuje bardziej zaokrąglone doświadczenie w zarządzaniu zadaniami niż większość podobnych aplikacji, pozwalając Ci obsługiwać projekty jako bloki czasowe w widoku kalendarza oraz jako wykresy Gantta – będziesz w stanie wyświetlić wszystkie swoje projekty wraz z ich odpowiednimi terminami, elementami projektu i zależnościami.

Dostępne dla: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Chrome, Firefox, Safari, Apple Watch, Android Wear

Edo Agenda – organizator agend

Edo Agenda to organizator agend i osobista przestrzeń robocza, która pomoże Ci być bardziej produktywnym, pozostawiając jednocześnie wystarczająco dużo czasu na ćwiczenie swojej kreatywnej strony na kreatywnych zadaniach.

Najważniejszym elementem organizatora agend jest widok dziennika – w nim będziesz mógł definiować zadania, dodawać przypomnienia o nich i grupować je według typu lub projektu. Jeśli zadanie nie jest powiązane z innymi zadaniami (lub nie ma określonego terminu), możesz zdefiniować je jako „pływające” i umieścić w grupie zadań, które nie mają tematu lub terminu.

Ta aplikacja jest kolejną, która bezproblemowo synchronizuje się z Kalendarzem Google, więc nie będziesz miał problemów z przekształceniem swoich planów, zadań i wydarzeń w proste bloki czasowe kalendarza.

Cechą charakterystyczną aplikacji Edo Agenda jest to, że możesz powiązać swoje zadania z obrazami – na przykład, gdy tworzysz listę zakupów spożywczych, możesz użyć obrazów jako odniesień do artykułów spożywczych i zaznaczyć je zamiast zwykłych, zapisanych pozycji.

Dostępne dla: Web, Android, iOS

Fantastical 2 – aplikacja kalendarzowa na Maca

Fantastical 2 to aplikacja kalendarzowa dostępna wyłącznie na Maca z typowymi funkcjami kalendarza przyjaznymi dla blokowania czasu – będziesz mógł zreorganizować swój harmonogram wokół priorytetów zespołu, ale także zduplikować wydarzenia w różnych kalendarzach i wyświetlić swoją tygodniową agendę za pomocą kilku kliknięć.

Będziesz w stanie:

• Wyświetlać mapy pokazujące lokalizacje, w których masz zaplanowane wydarzenia
• Korzystać z różnych zestawów kalendarzy mających pomóc w usprawnieniu Twojego planowania
• Tworzyć przypomnienia o zablokowanych czasowo wydarzeniach i zadaniach w mgnieniu oka, rozpoczynając zdanie od słów „przypomnienie” lub „przypomnij mi o tym”
• Ciesz się widokiem pełnego kalendarza dla bloków czasowych, które miałeś zaplanowane na dzień, tydzień, miesiąc lub rok

Najważniejszą cechą aplikacji jest jej Mini Okno – to okno Fantastical 2 zamieszkuje Twój pasek menu i pozwala tworzyć, przeglądać i edytować wydarzenia, zadania i przypomnienia w szybszy sposób.

Dostępne dla: Mac

Pamiętaj o mleku – lista rzeczy do zrobienia i aplikacja do zarządzania zadaniami

Pamiętaj o mleku to lista rzeczy do zrobienia i aplikacja do zarządzania zadaniami, która ma pomóc w obsłudze list rzeczy do zrobienia – zwłaszcza jeśli masz napięty harmonogram i prawdopodobnie zapomnisz o swoich priorytetach (takich jak zakup mleka).

Będziesz w stanie:

• Zanotować zadania i to-do w prostej przestrzeni roboczej
• Zdefiniować przypomnienia dla każdego zadania i ustawić je tak, aby dotarły do Ciebie przez Twittera, Tekst lub e-mail
• Udostępniać listy i delegować zadania innym
• Organizować i kategoryzować swoje zadania za pomocą poziomów priorytetu, tagów, terminów i więcej
• Szukać zadań, notatki, a następnie zapisać swoje najważniejsze wyszukiwania jako „Smart lists” dla łatwiejszego dostępu

Najwybitniejszą cechą Remember the Milk jest jego niedawna integracja z Asystentem Google – po poinstruowaniu Asystenta, aby dodać zadanie do listy, Asystent powiadomi Cię, kiedy zadanie jest należne. Używając podobnego łańcucha poleceń, możesz poinstruować Asystenta, aby delegował zadanie do kolegi lub przyjaciela.

Dostępne dla: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal – planer dzienny

DigiCal to prosty planer dzienny w swoim rdzeniu, ale z wieloma widokami kalendarza, widżetami, katalogiem kalendarzy i integracjami z kilkoma godnymi uwagi kalendarzami online.

W ramach tej aplikacji, dostaniesz się do:

• Zaplanuj spotkania, a następnie przeglądaj je w 7 różnych widokach kalendarza, w tym dziennym, tygodniowym, miesięcznym lub przegląd agendy swoich wydarzeń
• Ciesz się 6 funkcjonalnymi widżetami i 9 wstępnie ustawionymi motywami
• Synchronizuj i zaplanuj własny harmonogram zgodnie z oficjalnymi harmonogramami telewizyjnymi – zaznacz swoje zadania z blokadą czasową, ale też nigdy nie przegapisz przez to ważnego meczu
• Synchronizuj się z najpopularniejszymi kalendarzami online, takimi jak Google Calendar, Exchange i Outlook.com

Wyróżniającą się cechą tej aplikacji jest prognoza pogody, co czyni ją idealnym towarzyszem dla fotografów plenerowych – będziesz mógł koordynować swoje wydarzenia i zadania na świeżym powietrzu w zależności od temperatury zewnętrznej, chmur, warunków wiatrowych, a także czasu wschodu i zachodu słońca.

Dostępne dla: Android

Things – aplikacja do zarządzania zadaniami

Things to kolejna aplikacja do zarządzania zadaniami z widokiem przypominającym dziennik – będziesz mógł tworzyć listy rzeczy do zrobienia, zestawiać listy zakupów i zakupów spożywczych, przeglądać zadania pogrupowane według projektów, a także dodawać do nich notatki. A wszystko to zgodnie z metodologią Getting Things Done.

Będziesz mógł zablokować czas na wydarzenia w prostym widoku Kalendarza, a następnie pogrupować je według typu – Praca, Osobiste, Rodzina lub innej niestandardowej klasyfikacji, którą chcesz.

Będziesz również w stanie:

• Zbierać rzeczy do zrobienia, które nie zostały jeszcze skategoryzowane, i przechowywać je w sekcji Skrzynka odbiorcza aplikacji
• Tworzyć projekty, dodawać do nich odpowiednie zadania, które możesz zaznaczać, a następnie dzielić je na podtytuły, dla łatwiejszego zarządzania
• Twórz obszary i grupuj powiązane projekty razem

Najważniejszym elementem tej aplikacji są jej funkcje planowania – będziesz w stanie grupować zadania według pory dnia, w której należy się nimi zająć:

• Dzisiaj – sekcja zawierająca wszystkie Twoje priorytety na dany dzień
• Wieczorem – sekcja zawierająca wszystkie Twoje priorytety, którymi nie planujesz się zająć aż do wieczora
• Nadchodzące – sekcja zawierająca zadania odłożone i generowane automatycznie
• W każdej chwili – zadania, na które naprawdę nie zablokowałeś jeszcze czasu, ale możesz się nimi zająć w każdej chwili
• Someday – więcej zadań, na które naprawdę nie zablokowałeś jeszcze czasu, ale musisz je wykonać w określonym czasie

Dostępne dla: Mac, iOS

TimeBlocks – mobile planner, calendar, and organizer app

TimeBlocks to mobilna aplikacja do planowania i kalendarza mająca pomóc w usprawnieniu planowania biznesowego i osobistego.

Będziesz w stanie:

• planować wydarzenia, to-dos, oraz definiować powiązane notatki i alarmy
• drag & drop te wydarzenia i to-dos do i z kalendarza, jak również edytować je łatwo
• rejestrować, organizować i analizować z doświadczeń z Twojego życia
• ustawić przypomnienia dla urodzin, świąt, rocznic rodzinnych, i wydarzeń
• przeglądaj graficzne reprezentacje swoich wydarzeń i zadań w kalendarzu, w wykresach kołowych

Funkcje kodowania kolorami tej aplikacji sprawiają, że jest ona szczególnie warta wypróbowania – będziesz w stanie zdefiniować swoje kalendarze i zadania w dowolnych kolorach, jak również grupować powiązane zadania i wydarzenia według kolorów, w celu łatwiejszej nawigacji w kalendarzu.

Dostępne dla: Android, iOS

Jorte – kalendarz i organizer osobisty

Jorte jest w zasadzie międzynarodowym organizatorem osobistym i kalendarzem wydarzeń – jest dubbingowany jako najbardziej w pełni funkcjonalna aplikacja kalendarza na rynku, a jego funkcje rzeczywiście na to wskazują.

Będziesz w stanie:

• dodawać wydarzenia, zadania i przypomnienia do kalendarza wydarzeń
• śledzić liczbę dni pozostałych do wykonania zadania lub wzięcia udziału w wydarzeniu, dzięki funkcji odliczania
• cieszyć się miesięcznym, tygodniowym i dziennym widokiem swoich wydarzeń, zadań i przypomnień, aby w pełni ogarnąć swój kompletny harmonogram
• podnieś swoje doświadczenie blokowania czasu poprzez personalizację czcionek (większość obsługiwanych czcionek OTF i TTF)
• wykorzystaj kalendarz księżycowy

Prawdopodobnie najbardziej wyróżniającymi się cechami Jorte są jego funkcje synchronizacji – będziesz mógł synchronizować się z Kalendarzem Google, Evernote i Microsoft Office 365.

Co więcej, będziesz również w stanie cieszyć się tymi funkcjami w ponad 25 językach, takich jak chiński, francuski, niemiecki, ale także kataloński i grecki.

Dostępne dla: Android, iOS

Cozi – organizer rodzinny

Cozi to aplikacja kalendarza mająca pomóc w blokowaniu czasu na i organizowaniu rodzinnych aktywności – będziesz mógł dodawać aktywności do listy rzeczy do zrobienia, synchronizować je z dostępnymi slotami czasowymi innych członków rodziny, a także ustawiać przypomnienia, aby mieć pewność, że wszyscy są zawsze na bieżąco.

Zgodnie z etykietą „organizator rodzinny”, będziesz w stanie:

• Tworzyć, udostępniać i przeglądać wspólne listy zakupów i artykułów spożywczych
• Notować i nigdy nie zapominać o rodzinnych rocznicach, niedzielnych grillach czy przyjęciach urodzinowych
• Prowadzić dziennik rodzinny, i uchwyć rodzinne chwile, na które zablokowałeś czas
• Zablokuj czas na powtarzające się wydarzenia i zajmij się nimi zgodnie z harmonogramem

Jeśli zainstalujesz widżet ekranu aplikacji, będziesz mógł również uzyskać dostęp do wszystkich swoich wspólnych kalendarzy, list kontrolnych rzeczy do zrobienia i list zakupów tak szybko, jak to możliwe.

Dostępne dla: Web, iOS, Android

…Na koniec, czy blokowanie czasu to technika zarządzania czasem dla Ciebie?

W skrócie – tak.

Istnieje kilka korzyści z techniki zarządzania czasem blokowania czasu, co czyni ją idealnym wyborem, gdy szukasz łatwego sposobu na planowanie i zarządzanie zadaniami osobistymi i biznesowymi (i upewnij się, że się nie zbiegają):

Musi cię do skupienia się na priorytetach

Podczas tworzenia wstępnego planu bloków czasowych, poczujesz potrzebę zablokowania największej ilości czasu na najważniejsze zadania. Poczujesz również potrzebę zablokowania wczesnych porannych szczelin dla zadań, które są zarówno ważne jak i pilne.

Zmniejsza prokrastynację i rozproszenie uwagi

Gdy masz zadanie zaplanowane w kalendarzu, wraz z wyznaczonym czasem rozpoczęcia i zakończenia, poczujesz chęć dotrzymania tego wyznaczonego czasu, a nawet pobicia go – więc, będziesz mniej skłonny do prokrastynacji lub padnięcia ofiarą rozproszenia uwagi.

Sprawia, że realistycznie podchodzisz do swojego czasu i pracy

Mówienie, że skończysz projekt dzisiaj jest optymistycznym przypuszczeniem w najlepszym przypadku, chyba że masz to zadanie zapisane w swoim harmonogramie, z oczekiwanym czasem, który zajmie ci jego ukończenie – a bloki czasowe dają ci właśnie to.

Pomaga ci to w prowadzeniu rejestru tego, jak spędzasz czas

Dzięki blokowaniu czasu, zasadniczo dzielisz swój dzień na predefiniowane przedziały czasowe – na przykład, 1 godzina na pracę administracyjną, 1 godzina na odpowiadanie na codzienne e-maile i 3 godziny na to, kiedy musisz przygotować propozycję projektu.

Tak samo jak czas, który blokujesz w swoim kalendarzu, służy jako przewodnik do przetrwania twojej napakowanej listy rzeczy do zrobienia, służy on również jako przypomnienie tego, co do tej pory osiągnąłeś i ile czasu poświęciłeś na pewne zadania. Te dane pozwolą Ci przemyśleć swój harmonogram i to, czy uczęszczanie na spotkania przez 4 godziny każdego dnia nie przeszkadza Ci w skupieniu się na innych, ważniejszych sprawach.

Pomaga Ci mieć czas na wszystko

Jeśli martwisz się, że ostatnio nie spędzasz wystarczająco dużo czasu ze swoimi dziećmi, zaplanuj dedykowany blok czasowy każdego dnia tylko dla nich.

Jeśli masz ważną rodzinną kolację w najbliższym czasie, zablokuj na nią swój wieczór tego dnia i nie pozwól, aby jakakolwiek wymówka powstrzymała cię przed uczestnictwem.

Jeśli chcesz pracować nad swoim kreatywnym hobby, zaplanuj na nie godzinę w każdym tygodniu i trzymaj się tego czasu.

Jest to jeden z największych plusów tej techniki zarządzania czasem – nie tylko zarezerwujesz i zaoszczędzisz wystarczająco dużo czasu na swoje działania w pracy, ale także zaoszczędzisz czas na relaks, hobby, rodzinę i przyjaciół, lub cokolwiek chcesz.

.