Préparation des états financiers

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Le chapitre précédent présentait les ajustements qui pouvaient être nécessaires à la fin de chaque période comptable. Ces ajustements étaient nécessaires pour mettre à jour les livres et les registres d’une entreprise en prévision du calcul et de la présentation des revenus et de la situation financière. Ce chapitre commence par illustrer comment de tels ajustements seraient utilisés pour préparer réellement les états financiers.

Supposons que la société England Tours a commencé ses activités au début de 20X3. Au cours de la préparation de ses états financiers pour l’année se terminant le 31 décembre 20X3, England a déterminé que diverses écritures d’ajustement étaient nécessaires. Ces écritures de régularisation sont présentées à la page suivante. Les chiffres sont tous « supposés ». Mais, si la raison pour laquelle une de ces écritures pourrait être nécessaire n’est pas claire, il faut absolument revoir la discussion détaillée dans le chapitre précédent.

L’illustration montre :

• la balance de vérification de l’Angleterre avant les écritures d’ajustement
• les écritures d’ajustement
• l’enregistrement des écritures d’ajustement dans le grand livre
• la balance de vérification ajustée.

Si l’Angleterre tente de préparer ses états financiers en se basant uniquement sur la balance de vérification non ajustée, l’information rapportée serait incomplète et incorrecte.

Le processus d’ajustement

La plupart du temps, une entreprise préparera sa balance de vérification, analysera la balance de vérification pour les ajustements potentiels et élaborera une liste des écritures d’ajustement nécessaires. Savoir ce qu’il faut ajuster n’est pas nécessairement intuitif. Cela nécessite généralement un examen pratique par une personne qui connaît bien l’entreprise. En pratique, une entreprise ne devrait pas permettre à tout le monde d’avoir accès au système comptable afin de saisir les ajustements de fin d’année ; trop d’erreurs et d’écritures erronées apparaîtront. Au lieu de cela, une entreprise a généralement un processus défini dans lequel les entrées proposées sont documentées sur un formulaire (parfois appelé pièce justificative). Ces formulaires sont soumis à un chef comptable/contrôleur pour examen et approbation. Les pièces de journal approuvées servent ensuite de pièces justificatives pour autoriser la saisie des données dans le système comptable.

États financiers

La balance de vérification ajustée est habituellement suffisante pour faciliter la préparation des états financiers. Prenez le temps de retracer les montants de la balance de vérification ajustée de l’Angleterre jusqu’aux états suivants.

Les logiciels de comptabilité

Le processus de préparation des états financiers est surtout mécanique, et facilement automatisé. Une fois que les écritures d’ajustement ont été préparées et saisies, chaque logiciel de comptabilité va courir à travers les étapes de traitement des données pour produire les états financiers. En tant que tel, on pourrait être enclin à ne pas tenir compte de la nécessité de comprendre comment transférer les montants d’une balance de vérification ajustée vers un ensemble d’états financiers. À certains égards, c’est vrai, tout comme il est vrai qu’il n’est pas nécessaire de savoir comment additionner et soustraire si l’on possède une calculatrice. Bien sûr, il est utile de comprendre l’addition et la soustraction, même avec une calculatrice. Dans la même optique, veuillez considérer que la compréhension du flux des transactions dans les états financiers est essentielle.

Approche de la feuille de calcul

Occasionnellement, on peut désirer préparer des états financiers qui tiennent compte des ajustements nécessaires, mais sans réellement mettre à jour les journaux et les grands livres. Pourquoi ? Un gestionnaire peut désirer des rapports financiers mensuels même si l’entreprise ne prépare pas officiellement et ne comptabilise pas les écritures d’ajustement chaque mois. Une approche par feuille de travail peut être utilisée à cette fin. Ou encore, un auditeur peut utiliser une feuille de travail pour préparer des états financiers qui tiennent compte des ajustements recommandés, avant de proposer que le journal/ledger réel soit mis à jour.

La figure suivante illustre une feuille de travail typique. Les données et les ajustements correspondent aux informations présentées précédemment pour l’Angleterre. La première série de colonnes correspond à la balance de vérification non ajustée. La série suivante de colonnes révèle les ajustements de fin de période. Les informations des deux premiers ensembles de colonnes sont combinées pour générer les colonnes de la balance de vérification ajustée. Les trois dernières paires de colonnes sont les extensions appropriées aux états financiers des montants des colonnes de la balance de vérification ajustée.

Par exemple, Cash est un compte d’actif avec un solde débiteur, et est étendu « de manière appropriée » des colonnes de la balance de vérification ajustée à la colonne de débit de la paire de colonnes du bilan. De même, le revenu est un compte de résultat avec un solde créditeur ; remarquez qu’il est étendu à la colonne de crédit du compte de résultat. Cette extension des comptes doit se produire pour chaque élément de la balance de vérification ajustée. Regardez la feuille de calcul, et considérez les commentaires supplémentaires qui suivent.

Après que tous les montants de la balance de vérification ajustée ont été étendus aux colonnes appropriées du compte financier, les colonnes du compte de résultat sont sous-totalisées. Si les crédits dépassent les débits, l’entreprise a plus de revenus que de dépenses (par exemple, 32 800 $ contre 30 200 $ = 2 600 $ de revenu net)). Ou bien, un excédent des débits sur les crédits représente une perte nette. Pour remplir la feuille de calcul, le montant du revenu net ou de la perte nette est inscrit dans la partie inférieure des colonnes de l’état des résultats de manière à ce que le total des débits soit égal au total des crédits. England Tours a eu un revenu net de 2 600 $, et un débit est nécessaire pour équilibrer la paire du compte de résultat. Un crédit compensatoire est inscrit dans la partie inférieure des colonnes des bénéfices non répartis. Ce crédit représente le revenu de l’année qui doit être ajouté aux bénéfices non répartis pour terminer la préparation d’un état officiel des bénéfices non répartis. Dans les colonnes des bénéfices non répartis, le sous-total indique que les bénéfices non répartis de clôture sont de 1 600 $ (notés par l’excédent des crédits (2 600 $) sur les débits (1 000 $)) ; ce montant est débité dans les colonnes des bénéfices non répartis et crédité dans les colonnes du bilan, ce qui permet d’équilibrer les deux ensembles de colonnes.

Le site Web d’accompagnement comprend une animation liée qui présente le développement de la feuille de calcul sur une base étape par étape, et peut aider davantage à la compréhension de la construction de la feuille de calcul.

Exemples supplémentaires

L’illustration présentée suppose que England Tours a été formé au début de 20X3. Ainsi, il n’y avait pas de solde de bénéfices non répartis au début. On peut se demander comment la feuille de calcul serait influencée par un solde de début de bénéfices non répartis. Voici une illustration de la feuille de calcul 20X4 d’England Tours, où les 1 600 $ de bénéfices non répartis de 20X3 sont reportés pour devenir le solde d’ouverture de 20X4. Les autres chiffres pour 20X4 sont tous supposés.

Illustration de 20X4 avec le solde de début des bénéfices non répartis

On peut aussi être curieux de voir comment une situation de perte nette serait traitée dans la feuille de calcul. L’illustration suivante concerne la feuille de calcul 20X5 de l’Angleterre. On suppose que l’Angleterre a perdu 1 000 $ en 20X5. Remarquez comment les dépenses de 39 600 $ sont supérieures aux recettes de 38 600 $, comme le montrent les colonnes du compte de résultat. Le montant d’équilibrage de 1 000 $ se traduit par un crédit dans l’état des résultats et un débit dans la colonne des bénéfices non répartis.

Instruction 20X5 avec perte nette

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