Bank Reconciliation Statements

How Often Should Bank Reconciliation Statements Be Done?

Bank reconciliation statements are generally completed once a month.

How however, if your business is very busy with a large number of transactions you could do it twice a month or once a week.

Op die manier kunt u gemakkelijk op de hoogte blijven van de aansluitingen en voorkomen dat u zich een keer per maand opgejaagd of gestrest voelt.

Er zijn geen “regels” over hoe vaak u bankafstemmingsoverzichten moet opstellen.

U kunt het desgewenst dagelijks doen. Trovata geeft 5 redenen die pleiten voor het dagelijks uitvoeren van een bankafstemming.

Dan weer zou u het zesmaandelijks kunnen doen…

…maar alleen als u heel weinig zakelijke transacties hebt, zodat u uzelf niet overbelast met te veel werk in één keer!

Het is ook belangrijk op te merken dat u nooit een bankafschrift moet aansluiten op de datum van vandaag, want vandaag is nog niet voorbij en uw eindsaldo kan aan het eind van de dag veranderen.

Het meest actuele dat u kunt doen is een reconciliatie maken met de datum van gisteren (dat wil zeggen tot de dag voordat u een reconciliatie maakt).

Hoe bankreconciliaties te doen

Waar ze te doen

Opties over waar ze te doen:

1. Een reconciliatieoverzicht onder de betreffende maand in de kasboekspreadsheet invoeren, of
2. Een bankreconciliatieformulier op een ander vel papier opstellen, of
3. Investeren in boekhoudsoftware die reconciliatiemogelijkheden heeft.

Als u een handmatig kasboek bijhoudt, moet u elke boeking in het kasboek afvinken tegen elke boeking op het bankafschrift.
U kunt een vinkje zetten op het bankafschrift naast de boeking en een vinkje of een ‘R’ voor ‘reconciled’ in het *kasboek naast de desbetreffende boeking.

Als er extra boekingen in het kasboek staan die niet op het bankafschrift staan, of omgekeerd, moet u deze markeren of omcirkelen, zodat u het kasboek kunt aanpassen zodra u weet wat ze zijn.

dingen die aanpassing behoeven

Outstanding checks/withdrawals* – dit zijn cheques die uw bedrijf in het kasboek heeft ingevoerd en aan leveranciers heeft gestuurd, maar die op de sluitingsdatum van uw bankafschrift nog niet bij de bank waren opgedoken.

Opgeloste stortingen/ontvangsten** – dit zijn betalingen die u in het kasboek hebt ontvangen, maar die niet voor de sluitingsdatum van uw bankafschrift bij uw bank zijn gestort.

Bankkosten en rente – dit zijn kosten waarvan u normaal gesproken pas op de hoogte bent na ontvangst van uw bankafschrift. U moet deze in het kasboek invoeren.

Andere niet-geïdentificeerde posten – als in een van beide documenten andere posten ontbreken, moet u nagaan hoe ze daar terecht zijn gekomen en de nodige correcties aanbrengen.

• *Uitstaande cheques/opnames worden aan de reconciliatie toegevoegd
• **Uitstaande stortingen/ontvangsten worden van de reconciliatie afgetrokken
• Als de bankrekening rood staat, doe het dan andersom.

Twee stappen om kasboek en bankafschrift met elkaar in evenwicht te brengen

Hier vindt u een screenshot uit onze handleiding Bank Reconciliation Exercises and Answers, waarin wordt uitgelegd hoe u weet wanneer u het kasboek moet aanpassen en wanneer een werkblad voor bankreconciliatie moet worden ingevuld

Reconciliatie in het kasboek | spreadsheet

Hier volgt een voorbeeld van een werksectie voor reconciliatie onder een kasboekspreadsheet voor één maand.

Formulier voor bankreconciliatie

Als u de reconciliatie niet in het kasboek wilt invoeren, kunt u in plaats daarvan een formulier gebruiken, zoals het ingevulde voorbeeld hieronder.

Voorbeeld kasboek en reconciliatie werkblad

Eenvoudig kasboek voorbeeld

Eenvoudig bank reconciliatie formulier voorbeeld

Boekhoudsoftware bank reconciliatie

Boekhoudsoftware die reconciliatie mogelijkheden heeft maakt het hele proces snel en gemakkelijk.

Het enige wat u hoeft te doen is

• op het reconciliatiegedeelte van de software te klikken
• over het bankafschrift te bladeren
• elke boeking in het reconciliatiegedeelte van de software af te vinken
• de extra posten toe te voegen of dubbele posten te verwijderen
• de extra posten toe te voegen of dubbele posten te verwijderen
• .of verwijder dubbele posten
• druk op een knop
• en je krijgt een automatisch bankafstemmingsoverzicht dat je kunt afdrukken (of naar pdf sturen) en in je archief kunt plaatsen.

Of, als de software automatisch banktransacties in het systeem importeert, moet u een rapport kunnen maken en het systeem zal op het rapport

• laten zien wat het werkelijke banksaldo is (dat het weet omdat de informatie is geïmporteerd)
• tegenover het totaal van de transacties die u hebt aangevinkt of afgestemd
• het verschil tussen de twee saldi als ze niet met elkaar overeenkomen.

Er kunnen verschillen zijn omdat u per ongeluk handmatig een extra transactie hebt ingevoerd die al was geïmporteerd – dus dubbel is ingevoerd – u moet uw handmatige invoer verwijderen om de afstemming in evenwicht te brengen.

Rekeningtransacties in boekhoudsoftware

Sommige softwareleveranciers hebben geen echte afstemmingsfunctie of -rapport.

Als dit het geval is met de software die u gebruikt, kunt u de afstemming uitvoeren door het grootboekrapport voor de bankrekening op te zoeken. Ik heb hier een voorbeeld opgenomen van een grootboekrapport van het gratis programma Wave Accounting.

Print (of exporteer naar pdf) het grootboek met alleen de data die u controleert, bijvoorbeeld 1 – 31 maart.

Vink elke transactie in het grootboek aan die overeenkomt met de transacties op uw bankafschrift (vink ook de transacties op het bankafschrift aan) en markeer of noteer eventuele verschillen op beide documenten die moeten worden gesorteerd.

Voorbeeld (van Wave Accounting) van transacties die zijn gecontroleerd tegen bankafschriften